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Frequently Asked Questions

Stand: 17. März 2020

Die folgende FAQ-Liste wird laufend ergänzt:
Aktueller Umsetzungsstand der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor
Verbindlichkeit des Standards
Inhaltliche Fragen zum Standard
Steuer- und handelsrechtliche Fragen zur XRechnung
Technische Umsetzung
Fragen zur Leitweg-ID
Betrieb und Weiterentwicklung
Tests, Erprobung und Qualitätssicherung
Hintergründe zur Entwicklung

Aktueller Umsetzungsstand der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor

Das hier bereitgestellte Dokument gibt den aktuellen Stand der Umsetzungsvorhaben zu elektronischen Rechnungen bei Bund und Ländern wieder. Es dient als Informationsquelle und wird ständig aktualisiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben sind Bund und Länder verantwortlich, die Koordinierungsstelle für IT-Standards übernimmt keine Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen.

Aktueller Umsetzungsstand der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor (Fassung vom 20.12.2019) (pdf, 216.7 KB)

Verbindlichkeit des Standards

Für wen gilt XRechnung?
XRechnung ist für den Empfang elektronischer Rechnungen i.S.d. Europäischen Richtlinie 2014/55/EU für alle öffentlichen Auftragnehmer in Deutschland verbindlich vorgegeben. Weitere Formate spielen für die deutsche Verwaltung nur eine untergeordnete Rolle. Ist es fachlich erforderlich, können auch weitere bestehende Formate akzeptiert werden, sofern die Länder dies in ihren Rechtsverordnungen zulassen.

Ist der Standard XRechnung bereits vom IT-Planungsrat beschlossen worden?
Ja. Der Standard XRechnung ist vom IT-Planungsrat in der 23. Sitzung beschlossen worden. Mit dem Beschluss hat der IT-Planungsrat festgestellt, dass XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 konkretisiert, und hat den Standard XRechnung als maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 in Deutschland beschlossen.

Setzt XRechnung die Verpflichtungen der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU verbindlich um?
Ja, XRechnung wird immer in Abhängigkeit zur Europäischen Norm entwickelt. Der Standard konkretisiert die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 als Core Invoice Usage Specification (CIUS).

Nehmen öffentliche Auftraggeber ausschließlich Rechnungen im XRechnungs-Format an?
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen, die der EN 16931 entsprechen, anzunehmen und zu verarbeiten. Dies gilt für alle Rechnungen, die aus einer EU-weiten Vergabe (oberschwelliger Bereich) resultieren. XRechnung setzt die EN 16931 verbindlich für öffentliche Auftraggeber in Deutschland um. Weitere Informationen zur Annahme von elektronischen Rechnungen in anderen Formaten finden sich im aktuellen Umsetzungsstand (siehe oben) sowie in den Informationen zu den rechtlichen Grundlagen.

Gilt XRechnung auch zwingend für Gebührenbescheide?
Nein, Gebührenbescheide basieren auf Rechtsgrundlagen, welche nicht dem Geltungsbereich der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU unterliegen. Von daher muss XRechnung nicht für Gebührenbescheide verwendet werden.

Gilt XRechnung auch für Auslandsvertretungen wie die deutsche Botschaften?
Die ERechnungs-Verordnung des Bundes regelt den Geltungsbereich für Auslandsvertretungen im §9. In den meisten Fällen wird die Rechnungsadresse aber das Auswärtige Amt sein.

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Inhaltliche Fragen zum Standard

Was ist die Rechnung?
Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der Rechnung um einen strukturierten Datensatz (in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können). Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Das bedeutet, dass der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal ist.

Unter welchen Voraussetzungen ist eine Rechnung konform zum Standard XRechnung?
Die Konformitätskriterien sind Teil des Standards XRechnung.

Das Trägerdokument der Rechnungsinformationen ist im Sinne der Richtlinie ausschließlich ein XML-Dokument. Können trotzdem Anhänge (z.B. als rechnungsbegründende Unterlagen) mit der Rechnung übermittelt werden?
Ja, die Europäische Norm (und damit auch XRechnung als CIUS) erlauben das Übermitteln beigefügter Dokumente als rechnungsbegründende Unterlagen. Die Details sind im Standard beschrieben.

XRechnung bezieht sich nur auf die auszutauschenden Rechnungsdaten. Gibt es auch Vorgaben für die Verarbeitung der Rechnungen?
Nein. Das Kooperationsprojekt des Bundes und der Freien Hansestadt Bremen hat aber ein Architekturkonzept entwickelt; hier werden vollständige Lösungen zum Empfang und zur Bearbeitung elektronischer Rechnungen im Format XRechnung implementiert. Dieses Architekturkonzept dient als Blaupause und kann von öffentlichen Auftraggebern genutzt werden. Die weiteren Partner des Kooperationsprojekts, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz, prüfen die Umsetzung Architekturkonzeptes für elektronische Rechnungsstellung für das Land unter Einbindung der Kommunen. Damit wird die Praxistauglichkeit für alle föderalen Ebenen gewährleistet.

XRechnung bezieht sich nur auf die auszutauschenden Rechnungsdaten. Gibt es auch Vorgaben für die Übertragung der Rechnungen?
Der Standard XRechnung formalisiert ausschließlich die Rechnung selber (Format, Datenstruktur und Semantik), der Übermittlungsweg der Rechnung wird im Standard XRechnung nicht betrachtet. Um dennoch zu ermöglichen, dass alle öffentlichen Auftraggeber als Rechnungsempfänger über mindestens einen einheitlichen Weg Rechnungen empfangen könnten, hat der IT-Planungsrat den Anschluss an die PEPPOL-Infrastruktur als einheitlichen sicheren Webservice auf Basis eines Prüfauftrags beschlossen. Er verpflichtet Bund und Länder, mit Ablauf der Umsetzungsfrist der Richtlinie 2014/55/EU mindestens PEPPOL anzubieten, wenn sie einen Webservice zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen zur Verfügung stellen (weitere Informationen zur Übertragung von Rechnungen hier).

Wie können Angaben zum Skonto übermittelt werden?
Die strukturierte Übertragung von Skontoinformationen ist in der zugrundeliegenden EN 16931 nicht vorgesehen. XRechnung hat daher eine Möglichkeit zur strukturierten Übermittlung von Skonto in BT-20 Payment terms geschaffen. Details dazu sind im Standard XRechnung beschrieben. Zusätzlich zu der strukturierten Übermittlung von Skonto können auch unstrukturierte Zahlungsbedingungen (wie bspw. Verzugszinsen) übermittelt werden. Gleichzeitige strukturierte und unstrukturierte Übermittlung von Zahlungsbedingungen in BT-20 schließen sich nicht aus.

Wie können weitere Angaben zu den Zahlungsbedingungen übermittelt werden?
Zahlungsbedingungen können in BT-20 Payment terms übermittelt werden. Gleichzeitige strukturierte (siehe Skonto) und unstrukturierte Übermittlung von Zahlungsbedingungen in BT-20 schließen sich nicht aus.

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Steuer- und handelsrechtliche Fragen zur XRechnung

Wie werden Pflichtangaben nach Handels- und/oder Umsatzsteuerrecht übertragen?
Viele Pflichtangaben auf Rechnungen, wie Geschäftsführer oder Gerichtsstand, sind gesetzlich vorgeschrieben, werden für die automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht benötigt. Daher ist hierfür auch keine strukturierte Übertragung vorgesehen. Diese Angaben können jedoch im Freitextfeld BT-33 Seller Additional Legal Information übertragen werden.

Welche Kennung muss bei ausländischen Rechnungen mit regulären ausländischen Umsatzsteuersätzen verwendet werden?
Für die Kennzeichnung der Umsatzsteuersätze wird die Codeliste UNTDID 5305 verwendet. Dabei ist für die Codierung des Umsatzsteuersatzes unerheblich, ob es sich um inländische oder ausländische Rechnungen handelt. Die konkrete Höhe der Umsatzsteuer wird in einem anderen Element übermittelt.

Wie können andere Verkehrssteuern, bspw. Versicherungsteuern, in einer XRechnung abgebildet werden?
Die KoSIT erarbeitet aktuell Lösungsansätze in Abstimmung mit dem Bund (BMF). Sobald Lösungsansätze vorliegen, werden diese hier veröffentlicht.

Wie kann Differenzbesteuerung, bspw. Altteilsteuer, in einer XRechnung abgebildet werden?
Die KoSIT erarbeitet aktuell Lösungsansätze in Abstimmung mit dem Bund (BMF). Sobald Lösungsansätze vorliegen, werden diese hier veröffentlicht.

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Fragen zur Leitweg-ID

Wie bekomme ich als öffentlicher Rechnungsempfänger eine Leitweg-ID?
Die Vergabe der Leitweg-IDs wird auf Ebene von Bund und Ländern geregelt. Für Bundesbehörden und auf Ebene des Bundes angebundene öffentliche Auftraggeber ist das KKR zuständig, die ausgebenden Stellen auf Länderebene können der laufend aktualisierten Ländersynopse entnommen werden.

Benötige ich als Rechnungssteller eine eigene Leitweg-ID?
Nein, die Leitweg-ID wurde zur Adressierung von öffentlichen Rechnungsempfängern geschaffen. Rechnungssteller benötigen daher keine eigene Leitweg-ID.

Wie erfahre ich die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers?
Die Leitweg-ID wird vorab (bspw. im Rahmen der Vergaben oder der Bestellung) an den die Rechnungssteller übermittelt.

Gibt es eine bundesweite Datenbank mit allen verfügbaren Leitweg-IDs?
Die Leitweg-IDs werden dezentral von Bund und Ländern vergeben. Daher existiert aktuell auch keine bundesweite Datenbank, in der alle Leitweg-IDs eingetragen sind.

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Technische Umsetzung

Welche Hilfestellung gibt es bei der technischen Umsetzung von XRechnung?
Die KoSIT stellt im Auftrag des IT-Planungsrats verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Die Veröffentlichungen finden grundsätzlich jeweils zur aktuell geltenden Spezifikation statt.

Müssen Unternehmen mit einem Umstellungsaufwand rechnen, die bereits ein anderes elektronisches Rechnungsformat im Einsatz und Rechnungen gemäß XRechnung an die Verwaltungen übermitteln wollen?
Die europäische Norm ist maßgeblich für die elektronische Rechnungsstellung in Europa. Insofern ist ein Umstellungsaufwand für alle Softwarehersteller und Unternehmen vorhanden, die normkonform agieren wollen. Dies trifft insbesondere Wirtschaftsteilnehmer, die europaweit agieren. Auch Unternehmen, die bereits andere Rechnungsformate einsetzen, sind von dem Umstellungsaufwand betroffen, um normkonform zu werden.

Wie lässt sich prüfen, ob eine Rechnung valide zur Spezifikation XRechnung ist?
Hierfür hat der IT-Planungsrat ein Prüfmodul bei der KoSIT beauftragt, das öffentlich zur Verfügung gestellt ist. So können Unternehmen, Softwareanbieter oder Dritte, die elektronische Rechnungen im Auftrag für Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber übermitteln, das Prüfmodul samt Prüfregeln sowie die Referenzimplementierung nutzen. Diese verdeutlicht den Mechanismus und kann Entwicklern als Vorbild für ihre eigenen Umsetzungen dienen. Sie ist als open source-Lösung veröffentlicht und kann so IT-Dienstleister von Entwicklungsaufgaben entlasten.

Während der Planung des EU-Standards wurden fünf mögliche Syntaxen in Betracht gezogen. In dem vorliegenden Standard XRechnung sind nur zwei davon berücksichtigt (UBL, UN/CEFACT). Werden die anderen drei Syntaxen perspektivisch dem Standard hinzugefügt?
Nein. XRechnung ist eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) der Europäischen Norm EN 16931. Daher stellt die KoSIT die entsprechenden Artefakte stets in Abhängigkeit von der Europäischen Norm bereit. Sollte sich auf der europäischen Ebene bezüglich der bereitzustellenden Syntaxen eine Änderung ergeben, wird XRechnung als CIUS diese auch abbilden. Sollte dies nicht der Fall sein, wird es bei der Berücksichtigung der o.g. Syntaxen bleiben.

Müssen sowohl die Ausgestaltung des Standards XRechnung als Core Invoice Usage Specification (CIUS) als auch die technischen Artefakte der elektronischen Rechnung von Softwareanbietern gekauft werden?
Nein, der Standard XRechnung wird mitsamt seinen Bestandteilen (technische Artefakte) von der KoSIT kostenfrei bereitgestellt.

Wie kann ein XRechnungs-Datensatz visualisiert werden?
Komponenten zur Unterstützung der Visualisierung sind öffentlich im XRechnungs-GitHub verfügbar. Eine elektronsiche Rechnung im Standard XRechnung wird jeweils im Verantwortungsbereich des Rechnungsstellers oder -empfängers visualisiert. So werden mögliche Inkonsistenzen zwischen zwei Dokumenten (PDF und strukturierter Datensatz) sowie Zusatzaufwände bei der Identifikation und Extraktion des Rechnungsdokuments aus einem PDF, in das verschiedenste Dokumente eingebettet werden können, vermieden.

Was sind die Gründe für die zweistufige Transformation im Rahmen der Visualisierung?
Hierfür gibt es hauptsächlich organisatorische Gründe. Die Visualisierungskomponente wird gemeinsam von KoSIT und KKR entwickelt und die zweistufige Transformation bildet die jeweiligen Verantwortlichkeiten ab.

Welche Dokumente und Bestandteile werden für die technische Umsetzung des Standards XRechnung benötigt? Gibt es hierbei Unterstützung?
Wir haben eine Übersicht erstellt, die alle Bestandteile darstellt, die zur Umsetzung von XRechnung benötigt werden bzw. die die Umsetzung unterstützen können.

Wo finde ich das XRechnung Schema (XSD)?
Es gibt keine XSD speziell für XRechnung. Die EU-Norm und die darauf basierende XRechnung formulieren Regeln (technisch als Schematron umgesetzt) in Bezug auf verschiedene, bereits existierende Syntaxen. Dies sind UBL und UNCEFACT/CII. Diese Syntaxen haben XSDs. Die von der KoSIT herausgegebene Validator Konfiguration XRechnung (https://github.com/itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung) hilft nicht nur bei der Validierung von XRechnungen, sondern beinhaltet auch alle wichtigen Artefakte und somit XSDs, die in der Kombination die XRechnung umsetzen. Diese finden sich z.B. in den jeweils aktuellen Releases https://github.com/itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung/releases im Unterordner „resources“ unter ubl und cii.

Gibt es von der KoSIT ein Konvertierungswerkzeug aus gängigen Office-Formaten oder anderen Rechnungsformaten in XRechnung?
Nein.

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Betrieb und Weiterentwicklung

Gibt es Informationen zum Release-Management?
Der Standard XRechnung Version 1.2.0 ist im Dezember 2018 veröffentlicht worden. Der weitere Betrieb erfolgt auf Basis eines Betriebskonzepts (pdf, 694.7 KB), das der IT-Planungsrat in seiner 26. Sitzung beschlossen hat.

Wie wird der Standard XRechnung betrieben und weiterentwickelt?
Die Weiterentwicklung des Standards XRechnung wird durch den dauerhaften Betrieb bei der KoSIT sichergestellt. Das vom IT-Planungsrat beschlossene Betriebskonzept für den Standard XRechnung stellt den dauerhaften und verlässlichen Betrieb inklusive des transparenten Änderungsmanagements für alle Stakeholder aus Wirtschaft und Verwaltung sicher. Dadurch wird auch gewährleistet, dass XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm abbildet. Die Weiterentwicklung erfolgt stets in Abhängigkeit zur europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931.

Wie sind Wirtschaftsteilnehmer eingebunden?
Die Zusammenarbeit mit der Wirtschaft war von Beginn an ein deutlicher Auftrag des IT-Planungsrates, dem das Steuerungsprojekt auf vielfältige Weise nachgekommen ist und noch nachkommt: Zu nennen sind hier insbesondere die Zusammenarbeit mit der Handels- und Handwerkskammer, dem Erprobungsraum Nordwest des nationalen IT-Gipfels sowie dem Verband elektronische Rechnung (VeR) für ein Planspiel zur Einführung des Standards XRechnung.

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Tests, Erprobung und Qualitätssicherung

Werden Testnachrichten bereitgestellt?
Ja, die Veröffentlichungen finden jeweils zur aktuell geltenden Spezifikation statt und sind unter XRechnung-Versionen zu finden.

Fand eine Erprobung des Standards XRechnung statt?
Ja. Die Erprobung von XRechnung hat in Zusammenarbeit mit dem Erprobungsraum des IT-Planungsrats, der Virtuellen Region Nordwest, sowie dem Verband elektronischer Rechnungen (VeR) begonnen. Die Ergebnisse sind in den Standard XRechnung und die weiteren Komponenten eingeflossen.

Findet eine Qualitätssicherung des Standards XRechnung statt?
Ja. Der Standard XRechnung wird aus fachlicher Sicht vom Expertengremium XRechnung und KoSIT dauerhaft qualitätsgesichert. Die KoSIT pflegt den Standard XRechnung und alle zugehörigen Artefakte zudem dauerhaft aus technischer Sicht und adaptiert dabei auch Änderungen, die sich aus CEN-Ebene ergeben.

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Hintergründe zur Entwicklung

Wer hat den Standard XRechnung erarbeitet?
Der Standard XRechnung ist im Auftrag des IT-Planungsrats im Steuerungsprojekt eRechnung als nationale Ausgestaltung des semantischen Datenmodells der Europäischen Norm gemeinsam mit Vertretern von Bund, Ländern und Kommunen erarbeitet worden. Mehr als 50 Fachexperten aus Bund, Ländern und Kommunen haben die geforderten Ausgestaltungen auf rechtlicher, semantischer und technischer Ebene vorgenommen.

Welche Behörden setzen den Standard XRechnung ein?
Alle öffentlichen Auftraggeber, die von der Umsetzungsverpflichtung der EU-Richtlinie betroffen sind, werden von Auftragnehmern bundesweit über den Standard XRechnung angesprochen werden können.

Warum wurde Anfang 2016 mit der Entwicklung von XRechnung begonnen, wenn es in der Wirtschaft andere Formate bereits vorher gab?
Ausgangspunkt für das Steuerungsprojekt war und ist die europäische Norm und die damit einhergehende Umsetzungsverpflichtung. Bereits zu Projektbeginn war bekannt, dass am Markt eine Vielzahl weiterer z.T. branchenspezifischer Formate existiert. Die Problematik der Vielzahl dieser Formate wurde von der Europäischen Kommission erkannt, sodass die EU-Richtlinie folgende Erwägungsgründe benennt: „Es bestehen mehrere weltweite, nationale, regionale und unternehmensspezifische Normen für elektronische Rechnungen, und sie werden derzeit in den Mitgliedstaaten verwendet. Es gibt keine vorherrschende Norm, und die meisten Normen sind nicht interoperabel. […] Die Vielzahl nicht interoperabler Normen führt zu übermäßiger Komplexität, Rechtsunsicherheit und zusätzlichen Betriebskosten für Wirtschaftsteilnehmer, die elektronische Rechnungen grenzübergreifend in verschiedenen Mitgliedstaaten verwenden.“ (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen)
Auf Basis der EU-Richtlinie wurde ein Normungsauftrag an das CEN erteilt, das eine gemeinsame europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung entwickeln sollte. Die europäischen Mitgliedsstaaten haben entsprechende Vertreter für die Mitarbeit im CEN benannt. In Deutschland wurde dies federführend für die Verwaltung durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des Bundesministeriums des Innern wahrgenommen.
Der Standard XRechnung stellt die deutsche CIUS (Core Invoice User Specification, eine von der Europäischen Kommission vorgesehene Methode zur Anpassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung an Bedingungen des jeweiligen Mitgliedstaats) dar. Ziel von XRechnung war und ist die Überführung der europäischen Norm in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard.

Was ist der Vorteil einer deutschen CIUS XRechnung?
Durch die CIUS XRechnung soll die Interoperabilität auf allen Ebenen (Semantik, Syntax, Recht, Technik) gewährleistet werden. Mit XRechnung wurde kein neuer, losgelöster Standard erarbeitet, sondern unter Einbeziehung der Experten aus Bund, Ländern und Kommunen Eindeutigkeit für Rechnungssteller und –empfänger im Rahmen der europäischen Vorgaben hergestellt. Durch die Vorgabe von XRechnung kann sichergestellt werden, dass einerseits alle betroffenen öffentlichen Auftraggeber sich nicht eigenständig mit den europäischen Vorgaben auseinandersetzen müssen (und dann ggf. zahlreiche unterschiedliche Interpretationen umgesetzt werden), andererseits können Auftragnehmer trotz heterogener IT-Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung auf Basis eines einheitlichen, verlässlichen und durch die Verwaltung betriebenen Standards mit Auftraggebern strukturierte Rechnungsdaten austauschen. Da XRechnung als einheitlicher, produkt- und herstellerneutraler Standard allen kostenfrei und vollständig dokumentiert zur Verfügung gestellt wird, können IT-Anbieter XRechnung in ihre entsprechenden Lösungen integrieren.

Wie rechtfertigt sich die Entwicklung und Pflege mehrerer Formate zur elektronischen Rechnungsstellung?
Durch den Beschluss des IT-Planungsrates wird es für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland nur einen Standard geben (XRechnung). Weitere Formate spielen für die deutsche Verwaltung nur eine untergeordnete Rolle. Sofern fachlich erforderlich, können auch weitere bestehende Formate akzeptiert werden, sofern die Länder dies in ihren Rechtsverordnungen zulassen. Maßgeblich wird jedoch der durch den IT-Planungsrat beschlossene Standard XRechnung sein.

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