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Frequently Asked Questions

Stand 04. Dezember 2017

Die folgende FAQ-Liste wird laufend ergänzt:
Verbindlichkeit des Standards
Inhaltliche Fragen zum Standard
Technische Umsetzung
Betrieb und Weiterentwicklung
Tests, Erprobung und Qualitätssicherung
Hintergründe zur Entwicklung

Verbindlichkeit des Standards

Für wen gilt XRechnung?
XRechnung ist für den Empfang elektronischer Rechnungen i.S.d. Europäischen Richtlinie 2014/55/EU für alle öffentlichen Auftragnehmer in Deutschland verbindlich vorgegeben. Weitere Formate spielen für die deutsche Verwaltung nur eine untergeordnete Rolle. Ist es fachlich erforderlich, können für einen Übergangszeitraum auch weitere bestehende Formate akzeptiert werden, sofern die Länder dies in ihren Rechtsverordnungen zulassen.

Ist der Standard XRechnung bereits vom IT-Planungsrat beschlossen worden?
Ja. Der Standard XRechnung ist vom IT-Planungsrat in der Version 1.0 in der 23. Sitzung beschlossen worden. Mit dem Beschluss hat der IT-Planungsrat festgestellt, dass XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 konkretisiert, und hat den Standard XRechnung als maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 in Deutschland beschlossen.

Setzt XRechnung die Verpflichtungen der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU verbindlich um?
Ja, XRechnung wird immer in Abhängigkeit zur Europäischen Norm entwickelt. Der Standard konkretisiert die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931.

Nehmen öffentliche Auftraggeber ausschließlich Rechnungen im XRechnungs-Format an?
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen, die der Europäischen Norm entsprechen, anzunehmen und zu verarbeiten. Dies gilt für alle Rechnungen, die aus einer EU-weiten Vergabe (oberschwelliger Bereich) resultieren und betrifft alle Formate, die normkonform sind. Aus der Richtlinie selber ergibt sich keine Verpflichtung, auch im unterschwelligen Bereich andere Formate neben XRechnung anzunehmen; ggf. lassen einige Rechtsverordnungen dies aber auch im unterschwelligen Bereich zu. Elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format nehmen alle deutschen Verwaltungen auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene sowohl im oberschwelligen als auch unterschwelligen Bereich an.nach oben

Inhaltliche Fragen zum Standard

Was ist die Rechnung?
Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der Rechnung um einen strukturierten Datensatz (in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können). Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Das bedeutet, dass der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal ist.

Unter welche Voraussetzungen ist eine Rechnung konform zum Standard XRechnung?
Die Konformitätskriterien sind Teil des Standards XRechnung.

Das Trägerdokument der Rechnungsinformationen ist im Sinne der Richtlinie ausschließlich ein XML-Dokument. Können trotzdem Anhänge (z.B. als rechnungsbegründende Unterlagen) mit der Rechnung übermittelt werden?
Ja, die Europäische Norm (und damit auch XRechnung als CIUS) erlauben das Übermitteln beigefügter Dokumente als rechnungsbegründende Unterlagen. Die Details sind im Standard beschrieben.

XRechnung bezieht sich nur auf die auszutauschenden Rechnungsdaten. Gibt es auch Vorgaben für die Verarbeitung der Rechnungen?
Im Kooperationsprojekt des Bundes und der Freien Hansestadt Bremen werden vollständige Lösungen zum Empfang und zur Bearbeitung elektronischer Rechnungen im Format XRechnung implementiert. Dieses Architekturkonzept dient als Blaupause und kann von öffentlichen Auftraggebern genutzt werden. Derzeit bereitet Nordrhein-Westfalen in enger Abstimmung mit dem Kooperationsprojekt die Umsetzung Architekturkonzeptes für elektronische Rechnungsstellung für das Land unter Einbindung seiner Kommunen vor. Damit wird die Praxistauglichkeit für alle föderalen Ebenen gewährleistet.

XRechnung bezieht sich nur auf die auszutauschenden Rechnungsdaten. Gibt es auch Vorgaben für die Übertragung der Rechnungen?
Aktuell prüft die KoSIT die Möglichkeit, einen bundesweit einheitlichen Webservice zur Übertragung von XRechnung an die öffentlichen Auftraggeber zu etablieren. Das Prüfergebnis liegt im Frühjahr 2018 vor.
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Technische Umsetzung

Welche Hilfestellung gibt es bei der technischen Umsetzung von XRechnung?
Die KoSIT stellt im Auftrag des IT-Planungsrats verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Die Veröffentlichungen finden jeweils zur aktuell geltenden Spezifikation statt und sind unter XRechnung-Versionen zu finden.

Mit welchem Umstellungsaufwand müssen Unternehmen rechnen, die bereits ein anderes elektronisches Rechnungsformat im Einsatz und Rechnungen gemäß XRechnung an die Verwaltungen übermitteln wollen?
Die europäische Norm ist maßgeblich für die elektronische Rechnungsstellung in Europa. Insofern ist ein Umstellungsaufwand für alle Softwarehersteller und Unternehmen vorhanden, die normkonform agieren wollen. Dies trifft insbesondere Wirtschaftsteilnehmer, die europaweit agieren. Auch Unternehmen, die bereits andere Rechnungsformate einsetzen, sind von dem Umstellungsaufwand betroffen, um normkonform zu werden.

Wie lässt sich prüfen, ob eine Rechnung valide zur Spezifikation XRechnung ist?
Hierfür hat der IT-Planungsrat ein Prüfmodul bei der KoSIT beauftragt, das über https://github.com/itplr-kosit zu beziehen ist. So können Unternehmen, Softwareanbieter oder Dritte, die elektronische Rechnungen im Auftrag für Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber übermitteln, das Prüfmodul samt Prüfregeln sowie die Referenzimplementierung nutzen. Diese verdeutlicht den Mechanismus und kann Entwicklern als Vorbild für ihre eigenen Umsetzungen dienen. Sie ist als open source-Lösung veröffentlicht und kann so IT-Dienstleister von Entwicklungsaufgaben entlasten.

Ist das Prüftool zur Validierung bereits abrufbar?
ja, unter https://github.com/itplr-kosi

Bislang wird nur der Standard XRechnung zum Download angeboten. Wann sind die weiteren Bestandteile (technische Artefakte) erhältlich?
Die Bereitstellung der technischen Artefakte der CIUS XRechnung erfolgt in Abhängigkeit der Bereitstellung der technischen Artefakte auf Ebene der Europäischen Kommission.

Während der Planung des EU-Standards wurden fünf mögliche Syntaxen in Betracht gezogen. In dem vorliegenden Standard XRechnung sind nur zwei davon berücksichtigt (UBL, UN/CEFACT). Werden die anderen drei Syntaxen perspektivisch dem Standard hinzugefügt?
Nein. XRechnung ist eine Core Invoice Usage Specification der Europäischen Norm. Daher stellt die KoSIT die entsprechenden Artefakte stets in Abhängigkeit von der Europäischen Norm bereit. Sollte sich auf der europäischen Ebene bezüglich der bereitzustellenden Syntaxen eine Änderung ergeben, wird XRechnung als CIUS diese auch abbilden. Sollte dies nicht der Fall sein, wird es bei der Berücksichtigung der o.g. Syntaxen bleiben.

Müssen sowohl die Ausgestaltung des Standards XRechnung als Core Invoice Usage Specification (CIUS) als auch die technischen Artefakte der elektronischen Rechnung von Softwareanbietern gekauft werden?
Nein, der Standard XRechnung mitsamt seinen Bestandteilen (technische Artefakte) werden von der KoSIT kostenfrei bereitgestellt.

Wie kann ein XRechnungs-Datensatz visualisiert werden?
XRechnung wird jeweils im Verantwortungsbereich des Rechnungsstellers oder -empfängers visualisiert. So werden mögliche Inkonsistenzen zwischen zwei Dokumenten (PDF und strukturierter Datensatz) sowie Zusatzaufwände bei der Identifikation und Extraktion des Rechnungsdokuments aus einem PDF, in das verschiedenste Dokumente eingebettet werden können, vermieden. Aktuell prüft die KoSIT, wie geeignete Artefakte zur Unterstützung der Visualisierung herausgegeben werden können.

Welche Dokumente und Bestandteile werden für die technische Umsetzung des Standards XRechnung benötigt? Gibt es hierbei Unterstützung?
Wir haben eine Übersicht erstellt, die alle Bestandteile darstellt, die zur Umsetzung von XRechnung benötigt werden bzw. die die Umsetzung unterstützen können.
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Betrieb und Weiterentwicklung

Gibt es bereits Informationen zum Release-Management?
Der Standard XRechnung Version 1.1 ist im November 2017 veröffentlicht worden. Die weiteren Artefakte zum Standard werden in Kürze bereitgestellt.

Wie wird der Standard XRechnung betrieben und weiterentwickelt?
Die Weiterentwicklung des Standards XRechnung wird durch den dauerhaften Betrieb bei der KoSIT sichergestellt. Das vom IT-Planungsrat beauftragte Betriebskonzept für den Standard XRechnung stellt den dauerhaften und verlässlichen Betrieb inklusive des transparenten Änderungsmanagements für alle Stakeholder aus Wirtschaft und Verwaltung sicher. Dadurch wird auch gewährleistet, dass XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm abbildet. Die Weiterentwicklung erfolgt stets in Abhängigkeit zur europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931.

Wie sind Wirtschaftsteilnehmer eingebunden?
Die Zusammenarbeit mit der Wirtschaft war von Beginn an ein deutlicher Auftrag des IT-Planungsrates, dem das Steuerungsprojekt auf vielfältige Weise nachgekommen ist und noch nachkommt: Zu nennen sind hier insbesondere die Zusammenarbeit mit der Handels- und Handwerkskammer, dem Erprobungsraum Nordwest des nationalen IT-Gipfels sowie dem Verband elektronische Rechnung (VeR) für ein Planspiel zur Einführung des Standards XRechnung.
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Tests, Erprobung und Qualitätssicherung

Werden Testnachrichten bereitgestellt?
Ja, die Veröffentlichungen finden jeweils zur aktuell geltenden Spezifikation statt und sind unter XRechnung-Versionen zu finden.

Findet eine Erprobung des Standards XRechnung statt?
Ja. Die Erprobung von XRechnung hat in Zusammenarbeit mit dem Erprobungsraum des IT-Planungsrats, der Virtuellen Region Nordwest, sowie dem Verband elektronischer Rechnungen (VeR) begonnen.
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Hintergründe zur Entwicklung

Wer hat den Standard XRechnung erarbeitet?
Der Standard XRechnung ist im Auftrag des IT-Planungsrats Im Steuerungsprojekt eRechnung als nationale Ausgestaltung des semantischen Datenmodells der Europäischen Norm gemeinsam mit Vertretern von Bund, Ländern und Kommunen erarbeitet worden. Mehr als 50 Fachexperten aus Bund, Ländern und Kommunen haben die geforderten Ausgestaltungen auf rechtlicher, semantischer und technischer Ebene vorgenommen.

Welche Behörden setzen den Standard XRechnung ein?
Perspektivisch werden alle öffentlichen Auftraggeber, die von der Umsetzungsverpflichtung der EU-Richtlinie betroffen sind, von Auftragnehmern bundesweit einheitlich über den Standard XRechnung angesprochen werden können.

Warum wurde Anfang 2016 mit der Entwicklung von XRechnung begonnen, wenn es in der Wirtschaft andere Formate bereits vorher gab?
Ausgangspunkt für das Steuerungsprojekt war und ist die europäische Norm und die damit einhergehende Umsetzungsverpflichtung. Bereits zu Projektbeginn war bekannt, dass am Markt eine Vielzahl weiterer z.T. branchenspezifischer Formate existiert. Die Problematik der Vielzahl dieser Formate wurde von der Europäischen Kommission erkannt, sodass die EU-Richtlinie folgende Erwägungsgründe benennt: „Es bestehen mehrere weltweite, nationale, regionale und unternehmensspezifische Normen für elektronische Rechnungen, und sie werden derzeit in den Mitgliedstaaten verwendet. Es gibt keine vorherrschende Norm, und die meisten Normen sind nicht interoperabel. […] Die Vielzahl nicht interoperabler Normen führt zu übermäßiger Komplexität, Rechtsunsicherheit und zusätzlichen Betriebskosten für Wirtschaftsteilnehmer, die elektronische Rechnungen grenzübergreifend in verschiedenen Mitgliedstaaten verwenden.“ (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen)
Auf Basis der EU-Richtlinie wurde ein Normungsauftrag an das CEN erteilt, das eine gemeinsame europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung entwickeln sollte. Die europäischen Mitgliedsstaaten haben entsprechende Vertreter für die Mitarbeit im CEN benannt. In Deutschland wurde dies federführend für die Verwaltung durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des Bundesministerium des Innern wahrgenommen.
Der Standard XRechnung stellt die deutsche CIUS (Core Invoice User Specification, eine von der Europäischen Kommission vorgesehene Methode zur Anpassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung an Bedingungen des jeweiligen Mitgliedstaats) dar. Ziel von XRechnung war und ist die Überführung der europäischen Norm in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard.

Was ist der Vorteil einer deutschen CIUS XRechnung?
Durch die CIUS XRechnung soll die Interoperabilität auf allen Ebenen (Semantik, Syntax, Recht, Technik) gewährleistet werden. Mit XRechnung wurde kein neuer, losgelöster Standard erarbeitet, sondern unter Einbeziehung der Experten aus Bund, Ländern und Kommunen Eindeutigkeit für Rechnungssteller und –empfänger im Rahmen der europäischen Vorgaben hergestellt. Durch die Vorgabe von XRechnung kann sichergestellt werden, dass einerseits alle betroffenen öffentlichen Auftraggeber sich nicht eigenständig mit den europäischen Vorgaben auseinandersetzen müssen (und dann ggf. zahlreiche unterschiedliche Interpretationen umgesetzt werden), andererseits können Auftragnehmer trotz heterogener IT-Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung auf Basis eines einheitlichen, verlässlichen und durch die Verwaltung betriebenen Standards mit Auftraggebern strukturierte Rechnungsdaten austauschen. Da XRechnung als einheitlicher, produkt- und herstellerneutraler Standard allen kostenfrei und vollständig dokumentiert zur Verfügung gestellt wird, können IT-Anbieter XRechnung in ihre entsprechenden Lösungen integrieren.

Wie rechtfertigt sich die Entwicklung und Pflege mehrerer Formate zur elektronischen Rechnungsstellung?
Durch den Beschluss des IT-Planungsrates wird es für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland nur einen Standard geben (XRechnung). Weitere Formate spielen für die deutsche Verwaltung nur eine untergeordnete Rolle. Sofern fachlich erforderlich, können für einen Übergangszeitraum auch weitere bestehende Formate akzeptiert werden, sofern die Länder dies in ihren Rechtsverordnungen zulassen. Maßgeblich wird jedoch der durch den IT-Planungsrat beschlossene Standard XRechnung sein.
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