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Frequently Asked Questions

Stand: 17. März 2020

Die folgende FAQ-Liste wird laufend ergänzt:
Aktueller Umsetzungsstand der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor
Verbindlichkeit des Standards
Inhaltliche Fragen zum Standard
Steuer- und handelsrechtliche Fragen zur XRechnung
Technische Umsetzung
Fragen zur Leitweg-ID
Betrieb und Weiterentwicklung
Tests, Erprobung und Qualitätssicherung
Hintergründe zur Entwicklung
Fragen zu elektronischen Rechnungsstellung im Bauwesen
Fragen zu elektronischen Rechnungsstellung in der Energiewirtschaft
Fragen zu Implementierung

Aktueller Umsetzungsstand der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor

Das hier bereitgestellte Dokument gibt den aktuellen Stand der Umsetzungsvorhaben zu elektronischen Rechnungen bei Bund und Ländern wieder. Es dient als Informationsquelle und wird ständig aktualisiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben sind Bund und Länder verantwortlich, die Koordinierungsstelle für IT-Standards übernimmt keine Gewähr für Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen.

Aktueller Umsetzungsstand der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor (Fassung vom 20.12.2019) (pdf, 216.7 KB)

Gibt es eine Übersicht, wie viele bzw. welche Behörden in Deutschland bereits über via Peppol elektronische Rechnungen empfangen können?
Die Länder werden regelmäßig zum Stand der Umsetzung abgefragt. Die Ergebnisse werden in der Ländersynopse festgehalten. Hierzu gehört auch, ob und wie sie sich an Peppol anschließen.

Verbindlichkeit des Standards

Für wen gilt XRechnung?
XRechnung ist für den Empfang elektronischer Rechnungen i.S.d. Europäischen Richtlinie 2014/55/EU für alle öffentlichen Auftragnehmer in Deutschland verbindlich vorgegeben. Weitere Formate spielen für die deutsche Verwaltung nur eine untergeordnete Rolle. Ist es fachlich erforderlich, können auch weitere bestehende Formate akzeptiert werden, sofern die Länder dies in ihren Rechtsverordnungen zulassen.

Ist der Standard XRechnung bereits vom IT-Planungsrat beschlossen worden?
Ja. Der Standard XRechnung ist vom IT-Planungsrat in der 23. Sitzung beschlossen worden. Mit dem Beschluss hat der IT-Planungsrat festgestellt, dass XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 konkretisiert, und hat den Standard XRechnung als maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 in Deutschland beschlossen.

Setzt XRechnung die Verpflichtungen der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU verbindlich um?
Ja, XRechnung wird immer in Abhängigkeit zur Europäischen Norm entwickelt. Der Standard konkretisiert die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 als Core Invoice Usage Specification (CIUS).

Nehmen öffentliche Auftraggeber ausschließlich Rechnungen im XRechnungs-Format an?
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen, die der EN 16931 entsprechen, anzunehmen und zu verarbeiten. Dies gilt für alle Rechnungen, die aus einer EU-weiten Vergabe (oberschwelliger Bereich) resultieren. XRechnung setzt die EN 16931 verbindlich für öffentliche Auftraggeber in Deutschland um. Weitere Informationen zur Annahme von elektronischen Rechnungen in anderen Formaten finden sich im aktuellen Umsetzungsstand (siehe oben) sowie in den Informationen zu den rechtlichen Grundlagen.

Gilt XRechnung auch zwingend für Gebührenbescheide?
Nein, Gebührenbescheide basieren auf Rechtsgrundlagen, welche nicht dem Geltungsbereich der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU unterliegen. Von daher muss XRechnung nicht für Gebührenbescheide verwendet werden.

Gilt XRechnung auch für Auslandsvertretungen wie die deutsche Botschaften?
Die ERechnungs-Verordnung des Bundes regelt den Geltungsbereich für Auslandsvertretungen im §9. In den meisten Fällen wird die Rechnungsadresse aber das Auswärtige Amt sein.

Gilt XRechnung auch für ausländische Lieferanten?
Die Verpflichtung findet Anwendung auf alle Rechnungssender, die unter § 14 BGB fallen und im Rahmen öffentlicher Aufträge mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland interagieren.

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Inhaltliche Fragen zum Standard

Was ist die Rechnung?
Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der Rechnung um einen strukturierten Datensatz (in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können). Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Das bedeutet, dass der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal ist.

Unter welchen Voraussetzungen ist eine Rechnung konform zum Standard XRechnung?
Die Konformitätskriterien sind Teil des Standards XRechnung.

Das Trägerdokument der Rechnungsinformationen ist im Sinne der Richtlinie ausschließlich ein XML-Dokument. Können trotzdem Anhänge (z.B. als rechnungsbegründende Unterlagen) mit der Rechnung übermittelt werden?
Ja, die Europäische Norm (und damit auch XRechnung als CIUS) erlauben das Übermitteln beigefügter Dokumente als rechnungsbegründende Unterlagen. Die Details sind im Standard beschrieben.

XRechnung bezieht sich nur auf die auszutauschenden Rechnungsdaten. Gibt es auch Vorgaben für die Verarbeitung der Rechnungen?
Nein. Das Kooperationsprojekt des Bundes und der Freien Hansestadt Bremen hat aber ein Architekturkonzept entwickelt; hier werden vollständige Lösungen zum Empfang und zur Bearbeitung elektronischer Rechnungen im Format XRechnung implementiert. Dieses Architekturkonzept dient als Blaupause und kann von öffentlichen Auftraggebern genutzt werden. Die weiteren Partner des Kooperationsprojekts, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz, prüfen die Umsetzung Architekturkonzeptes für elektronische Rechnungsstellung für das Land unter Einbindung der Kommunen. Damit wird die Praxistauglichkeit für alle föderalen Ebenen gewährleistet.

XRechnung bezieht sich nur auf die auszutauschenden Rechnungsdaten. Gibt es auch Vorgaben für die Übertragung der Rechnungen?
Der Standard XRechnung formalisiert ausschließlich die Rechnung selber (Format, Datenstruktur und Semantik), der Übermittlungsweg der Rechnung wird im Standard XRechnung nicht betrachtet. Um dennoch zu ermöglichen, dass alle öffentlichen Auftraggeber als Rechnungsempfänger über mindestens einen einheitlichen Weg Rechnungen empfangen könnten, hat der IT-Planungsrat den Anschluss an die PEPPOL-Infrastruktur als einheitlichen sicheren Webservice auf Basis eines Prüfauftrags beschlossen. Er verpflichtet Bund und Länder, mit Ablauf der Umsetzungsfrist der Richtlinie 2014/55/EU mindestens PEPPOL anzubieten, wenn sie einen Webservice zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen zur Verfügung stellen (weitere Informationen zur Übertragung von Rechnungen hier).

Wie können Angaben zum Skonto übermittelt werden?
Die strukturierte Übertragung von Skontoinformationen ist in der zugrundeliegenden EN 16931 nicht vorgesehen. XRechnung hat daher eine Möglichkeit zur strukturierten Übermittlung von Skonto in BT-20 Payment terms geschaffen. Details dazu sind im Standard XRechnung beschrieben. Zusätzlich zu der strukturierten Übermittlung von Skonto können auch unstrukturierte Zahlungsbedingungen (wie bspw. Verzugszinsen) übermittelt werden. Gleichzeitige strukturierte und unstrukturierte Übermittlung von Zahlungsbedingungen in BT-20 schließen sich nicht aus.

Wie können weitere Angaben zu den Zahlungsbedingungen übermittelt werden?
Zahlungsbedingungen können in BT-20 Payment terms übermittelt werden. Gleichzeitige strukturierte (siehe Skonto) und unstrukturierte Übermittlung von Zahlungsbedingungen in BT-20 schließen sich nicht aus.

Es fehlt ein Grund für die Ausnahme von der Umsatzsteuerpflicht in der Codeliste VATEX. Wie kann eine Ausnahme dennoch angegeben werden?
Die Codeliste VATEX ist noch recht neu und noch nicht vollständig. Dies ist aber unproblematisch, da entweder BT-120 (eine textueller Grund für die Ausnahme) oder BT-121 (der VATEX Code für die Ausnahme) zu nutzen ist.
Wenn eine Ausnahmeregel in der Codeliste VATEX nicht zu finden ist, kann in BT-120 eine textuelle Beschreibung angegeben werden, vgl. BR-E-10, BR-AE-10, BR-IC-10, BR-G-10, BR-O-10, BR-IG-10, BR-IP-10).

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Steuer- und handelsrechtliche Fragen zur XRechnung

Wie werden Pflichtangaben nach Handels- und/oder Umsatzsteuerrecht übertragen?
Viele Pflichtangaben auf Rechnungen, wie Geschäftsführer oder Gerichtsstand, sind gesetzlich vorgeschrieben, werden für die automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht benötigt. Daher ist hierfür auch keine strukturierte Übertragung vorgesehen. Diese Angaben können jedoch im Freitextfeld BT-33 Seller Additional Legal Information übertragen werden.

Welche Kennung muss bei ausländischen Rechnungen mit regulären ausländischen Umsatzsteuersätzen verwendet werden?
Für die Kennzeichnung der Umsatzsteuersätze wird die Codeliste UNTDID 5305 verwendet. Dabei ist für die Codierung des Umsatzsteuersatzes unerheblich, ob es sich um inländische oder ausländische Rechnungen handelt. Die konkrete Höhe der Umsatzsteuer wird in einem anderen Element übermittelt.

Wie können andere Verkehrssteuern, bspw. Versicherungsteuern, in einer XRechnung abgebildet werden?
Andere Steuerarten können auf mehreren Wegen abgebildet werden:

  • Als separate Invoice Line
  • Auf Zeilenebene in BG-28 INOICE LINE CHARGES
  • Auf Rechnungsebene in BG-21 DOCUMENT LEVEL CHARGES

Dabei können u.a. folgende Umsatzsteuerkonstellationen auftreten:

  • Wenn die Steuer umsatzsteuerbefreit ist, ist für die jeweilige Steuer aus der Codeliste UNTDID 5305 unter zusätzlicher Beachtung der entsprechenden Geschäftsregeln (BR-E-1 bis BR-E-10) das Umsatzsteuermerkmal E zu wählen
  • Wenn die Steuer umsatzsteuerpflichtig ist, ist für die jeweilige Steuer aus der Codeliste UNTDID 5305 das Umsatzsteuermerkmal S zu wählen
  • Wenn die vollständige Rechnung nicht Gegenstand des Umsatzsteuerrechts ist, dann ist für die Steuer unter zusätzlicher Beachtung der entsprechenden Geschäftsregeln (BR-O-1 bis BR-O-14) das Umsatzsteuermerkmal O zu wählen

Wie kann Differenzbesteuerung, bspw. Altteilsteuer, in einer XRechnung abgebildet werden?
Differenzbesteuerung nach § 25a UStG kann mittels einer separaten Rechnungszeile abgebildet werden. Dabei ist für die Rechnungszeile der Differenzbesteuerung aus der Codeliste UNTDID 5305 unter zusätzlicher Beachtung der entsprechenden Geschäftsregeln (BR-E-1 bis BR-E-10) das Umsatzsteuermerkmal E zu wählen.

Der Hinweis auf die Differenzbesteuerung sollte in BG-1 INVOICE NOTE übermittelt werden.

Wie lassen sich bereits gezahlte Umsatzsteuerbeträge in einer XRechnung abbilden?
Hierbei handelt es sich lediglich um einen Hinweis, um den Rechnungssteller rechtlich abzusichern und nicht um eine Information, die automatisiert verarbeitet werden muss. Daher ist es ausreichend, einen entsprechenden Hinweis in der BG-1 INVOICE NOTE zu platzieren.

Wie wird mit Pflichtangaben nach § 22c UStG (Fiskalvertretung) in einer XRechnung umgegangen?
§ 22c UStG verlangt im Falle der Fiskalvertretung den Hinweis auf die Fiskalvertretung, Namen und Anschrift des Fiskalvertreters sowie dessen USt-ID. Für Name, Anschrift und USt-ID sind entsprechende Elemente in XRechnung vorgesehen (Name in BG-11 und Adresse in BG-12 (Ist ein Pflichtelement in BG-11), geregelt in BR-18 und BR-56; Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: in BG-11 enthalten, geregelt in BR-19). Ein Element für den „Hinweis auf die Fiskalvertretung“ existiert nicht, weil die Befüllung der BG-11 und BG-12 selbst den Hinweis darstellt (die BG bleiben leer, wenn keine Fiskalvertretung vorliegt).

Können Abschlagspläne in einer XRechnung abgebildet werden?
Eine strukturierte Übermittlung von Abschlagsplänen ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht vorgesehen. Informationen für zukünftige Zahlungen können in BG-1 übertragen werden, hier gibt es im BT-21 Invoice note subject code die Möglichkeit aus der Codeliste 4451 den Code AGN für Future Plans zu nutzen. Alternativ ist ebenfalls denkbar, einen Abschlagsplan als Anhang in BG-24 zu übermitteln.

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Fragen zur Leitweg-ID

Wie bekomme ich als öffentlicher Rechnungsempfänger eine Leitweg-ID?
Die Vergabe der Leitweg-IDs wird auf Ebene von Bund und Ländern geregelt. Für Bundesbehörden und auf Ebene des Bundes angebundene öffentliche Auftraggeber ist das KKR zuständig, die ausgebenden Stellen auf Länderebene können der laufend aktualisierten Ländersynopse entnommen werden.

Benötige ich als Rechnungssteller eine eigene Leitweg-ID?
Nein, die Leitweg-ID wurde zur Adressierung von öffentlichen Rechnungsempfängern geschaffen. Rechnungssteller benötigen daher keine eigene Leitweg-ID.

Wie erfahre ich die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers?
Die Leitweg-ID wird vorab (bspw. im Rahmen der Vergaben oder der Bestellung) an den die Rechnungssteller übermittelt.

Gibt es eine bundesweite Datenbank mit allen verfügbaren Leitweg-IDs?
Die Leitweg-IDs werden dezentral von Bund und Ländern vergeben. Daher existiert aktuell auch keine bundesweite Datenbank, in der alle Leitweg-IDs eingetragen sind.

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Technische Umsetzung

Welche Hilfestellung gibt es bei der technischen Umsetzung von XRechnung?
Die KoSIT stellt im Auftrag des IT-Planungsrats verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Die Veröffentlichungen finden grundsätzlich jeweils zur aktuell geltenden Spezifikation statt.

Müssen Unternehmen mit einem Umstellungsaufwand rechnen, die bereits ein anderes elektronisches Rechnungsformat im Einsatz und Rechnungen gemäß XRechnung an die Verwaltungen übermitteln wollen?
Die europäische Norm ist maßgeblich für die elektronische Rechnungsstellung in Europa. Insofern ist ein Umstellungsaufwand für alle Softwarehersteller und Unternehmen vorhanden, die normkonform agieren wollen. Dies trifft insbesondere Wirtschaftsteilnehmer, die europaweit agieren. Auch Unternehmen, die bereits andere Rechnungsformate einsetzen, sind von dem Umstellungsaufwand betroffen, um normkonform zu werden.

Wie lässt sich prüfen, ob eine Rechnung valide zur Spezifikation XRechnung ist?
Hierfür hat der IT-Planungsrat ein Prüfmodul bei der KoSIT beauftragt, das öffentlich zur Verfügung gestellt ist. So können Unternehmen, Softwareanbieter oder Dritte, die elektronische Rechnungen im Auftrag für Rechnungssteller an öffentliche Auftraggeber übermitteln, das Prüfmodul samt Prüfregeln sowie die Referenzimplementierung nutzen. Diese verdeutlicht den Mechanismus und kann Entwicklern als Vorbild für ihre eigenen Umsetzungen dienen. Sie ist als open source-Lösung veröffentlicht und kann so IT-Dienstleister von Entwicklungsaufgaben entlasten.

Während der Planung des EU-Standards wurden fünf mögliche Syntaxen in Betracht gezogen. In dem vorliegenden Standard XRechnung sind nur zwei davon berücksichtigt (UBL, UN/CEFACT). Werden die anderen drei Syntaxen perspektivisch dem Standard hinzugefügt?
Nein. XRechnung ist eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) der Europäischen Norm EN 16931. Daher stellt die KoSIT die entsprechenden Artefakte stets in Abhängigkeit von der Europäischen Norm bereit. Sollte sich auf der europäischen Ebene bezüglich der bereitzustellenden Syntaxen eine Änderung ergeben, wird XRechnung als CIUS diese auch abbilden. Sollte dies nicht der Fall sein, wird es bei der Berücksichtigung der o.g. Syntaxen bleiben.

Müssen Rechnungssteller in der Lage sein, elektronische Rechnungen in beide Syntaxen zu erzeugen?
Nein, Rechnungssteller können sich eine der erlaubten Syntax aussuchen. Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung müssen hingegen in der Lage sein, elektronische Rechnungen in beiden Syntaxen zu empfangen.

Müssen sowohl die Ausgestaltung des Standards XRechnung als Core Invoice Usage Specification (CIUS) als auch die technischen Artefakte der elektronischen Rechnung von Softwareanbietern gekauft werden?
Nein, der Standard XRechnung wird mitsamt seinen Bestandteilen (technische Artefakte) von der KoSIT kostenfrei bereitgestellt.

Wie kann ein XRechnungs-Datensatz visualisiert werden?
Komponenten zur Unterstützung der Visualisierung sind öffentlich im XRechnungs-GitHub verfügbar. Eine elektronsiche Rechnung im Standard XRechnung wird jeweils im Verantwortungsbereich des Rechnungsstellers oder -empfängers visualisiert. So werden mögliche Inkonsistenzen zwischen zwei Dokumenten (PDF und strukturierter Datensatz) sowie Zusatzaufwände bei der Identifikation und Extraktion des Rechnungsdokuments aus einem PDF, in das verschiedenste Dokumente eingebettet werden können, vermieden.

Was sind die Gründe für die zweistufige Transformation im Rahmen der Visualisierung?
Hierfür gibt es hauptsächlich organisatorische Gründe. Die Visualisierungskomponente wird gemeinsam von KoSIT und KKR entwickelt und die zweistufige Transformation bildet die jeweiligen Verantwortlichkeiten ab.

Welche Dokumente und Bestandteile werden für die technische Umsetzung des Standards XRechnung benötigt? Gibt es hierbei Unterstützung?
Wir haben eine Übersicht erstellt, die alle Bestandteile darstellt, die zur Umsetzung von XRechnung benötigt werden bzw. die die Umsetzung unterstützen können.

Wo finde ich das XRechnung Schema (XSD)?
Es gibt keine XSD speziell für XRechnung. Die EU-Norm und die darauf basierende XRechnung formulieren Regeln (technisch als Schematron umgesetzt) in Bezug auf verschiedene, bereits existierende Syntaxen. Dies sind UBL und UNCEFACT/CII. Diese Syntaxen haben XSDs. Die von der KoSIT herausgegebene Validator Konfiguration XRechnung (https://github.com/itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung) hilft nicht nur bei der Validierung von XRechnungen, sondern beinhaltet auch alle wichtigen Artefakte und somit XSDs, die in der Kombination die XRechnung umsetzen. Diese finden sich z.B. in den jeweils aktuellen Releases https://github.com/itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung/releases im Unterordner „resources“ unter ubl und cii.

Gibt es von der KoSIT ein Konvertierungswerkzeug aus gängigen Office-Formaten oder anderen Rechnungsformaten in XRechnung?
Nein.

Warum kann in der UN/CEFACT-Syntax maximal nur ein BG-3 (Preceding Invoice Reference) angegeben werden, in der XRechnung-Syntax aber mehrfach?
Das Problem ist bekannt und liegt zunächst nicht im Standard XRechnung begründet. Vielmehr ist es so, dass das der XRechnung zugrunde liegende Normenwerk EN16931 in den entsprechenden Syntaxmapping (CEN/TS 16931-3-3 - Electronic invoicing - Part 3-3: Syntax binding for UN/CEFACT XML Industry Invoice D16B) für die BG-3 PRECEDING INVOICE REFERENCE die Kardinalität normativ auf 0..1 festlegt. Aktuell wird der Fehler auf CEN-Ebene thematisiert, allerdings ist nicht von einer kurzfristigen Lösung auszugehen. Das Referenzieren von mehreren vorangegangenen Rechnungen ist in UBL-Syntax möglich.

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Betrieb und Weiterentwicklung

Gibt es Informationen zum Release-Management?
Der Standard XRechnung Version 1.2.0 ist im Dezember 2018 veröffentlicht worden. Der weitere Betrieb erfolgt auf Basis eines Betriebskonzepts (pdf, 694.7 KB), das der IT-Planungsrat in seiner 26. Sitzung beschlossen hat.

Wie wird der Standard XRechnung betrieben und weiterentwickelt?
Die Weiterentwicklung des Standards XRechnung wird durch den dauerhaften Betrieb bei der KoSIT sichergestellt. Das vom IT-Planungsrat beschlossene Betriebskonzept für den Standard XRechnung stellt den dauerhaften und verlässlichen Betrieb inklusive des transparenten Änderungsmanagements für alle Stakeholder aus Wirtschaft und Verwaltung sicher. Dadurch wird auch gewährleistet, dass XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm abbildet. Die Weiterentwicklung erfolgt stets in Abhängigkeit zur europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931.

Wie sind Wirtschaftsteilnehmer eingebunden?
Die Zusammenarbeit mit der Wirtschaft war von Beginn an ein deutlicher Auftrag des IT-Planungsrates, dem das Steuerungsprojekt auf vielfältige Weise nachgekommen ist und noch nachkommt: Zu nennen sind hier insbesondere die Zusammenarbeit mit der Handels- und Handwerkskammer, dem Erprobungsraum Nordwest des nationalen IT-Gipfels sowie dem Verband elektronische Rechnung (VeR) für ein Planspiel zur Einführung des Standards XRechnung.

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Tests, Erprobung und Qualitätssicherung

Werden Testnachrichten bereitgestellt?
Ja, die Veröffentlichungen finden jeweils zur aktuell geltenden Spezifikation statt und sind unter XRechnung-Versionen zu finden.

Fand eine Erprobung des Standards XRechnung statt?
Ja. Die Erprobung von XRechnung hat in Zusammenarbeit mit dem Erprobungsraum des IT-Planungsrats, der Virtuellen Region Nordwest, sowie dem Verband elektronischer Rechnungen (VeR) begonnen. Die Ergebnisse sind in den Standard XRechnung und die weiteren Komponenten eingeflossen.

Findet eine Qualitätssicherung des Standards XRechnung statt?
Ja. Der Standard XRechnung wird aus fachlicher Sicht vom Expertengremium XRechnung und KoSIT dauerhaft qualitätsgesichert. Die KoSIT pflegt den Standard XRechnung und alle zugehörigen Artefakte zudem dauerhaft aus technischer Sicht und adaptiert dabei auch Änderungen, die sich aus CEN-Ebene ergeben.

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Hintergründe zur Entwicklung

Wer hat den Standard XRechnung erarbeitet?
Der Standard XRechnung ist im Auftrag des IT-Planungsrats im Steuerungsprojekt eRechnung als nationale Ausgestaltung des semantischen Datenmodells der Europäischen Norm gemeinsam mit Vertretern von Bund, Ländern und Kommunen erarbeitet worden. Mehr als 50 Fachexperten aus Bund, Ländern und Kommunen haben die geforderten Ausgestaltungen auf rechtlicher, semantischer und technischer Ebene vorgenommen.

Welche Behörden setzen den Standard XRechnung ein?
Alle öffentlichen Auftraggeber, die von der Umsetzungsverpflichtung der EU-Richtlinie betroffen sind, werden von Auftragnehmern bundesweit über den Standard XRechnung angesprochen werden können.

Warum wurde Anfang 2016 mit der Entwicklung von XRechnung begonnen, wenn es in der Wirtschaft andere Formate bereits vorher gab?
Ausgangspunkt für das Steuerungsprojekt war und ist die europäische Norm und die damit einhergehende Umsetzungsverpflichtung. Bereits zu Projektbeginn war bekannt, dass am Markt eine Vielzahl weiterer z.T. branchenspezifischer Formate existiert. Die Problematik der Vielzahl dieser Formate wurde von der Europäischen Kommission erkannt, sodass die EU-Richtlinie folgende Erwägungsgründe benennt: „Es bestehen mehrere weltweite, nationale, regionale und unternehmensspezifische Normen für elektronische Rechnungen, und sie werden derzeit in den Mitgliedstaaten verwendet. Es gibt keine vorherrschende Norm, und die meisten Normen sind nicht interoperabel. […] Die Vielzahl nicht interoperabler Normen führt zu übermäßiger Komplexität, Rechtsunsicherheit und zusätzlichen Betriebskosten für Wirtschaftsteilnehmer, die elektronische Rechnungen grenzübergreifend in verschiedenen Mitgliedstaaten verwenden.“ (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen)
Auf Basis der EU-Richtlinie wurde ein Normungsauftrag an das CEN erteilt, das eine gemeinsame europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung entwickeln sollte. Die europäischen Mitgliedsstaaten haben entsprechende Vertreter für die Mitarbeit im CEN benannt. In Deutschland wurde dies federführend für die Verwaltung durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des Bundesministeriums des Innern wahrgenommen.
Der Standard XRechnung stellt die deutsche CIUS (Core Invoice User Specification, eine von der Europäischen Kommission vorgesehene Methode zur Anpassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung an Bedingungen des jeweiligen Mitgliedstaats) dar. Ziel von XRechnung war und ist die Überführung der europäischen Norm in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard.

Was ist der Vorteil einer deutschen CIUS XRechnung?
Durch die CIUS XRechnung soll die Interoperabilität auf allen Ebenen (Semantik, Syntax, Recht, Technik) gewährleistet werden. Mit XRechnung wurde kein neuer, losgelöster Standard erarbeitet, sondern unter Einbeziehung der Experten aus Bund, Ländern und Kommunen Eindeutigkeit für Rechnungssteller und –empfänger im Rahmen der europäischen Vorgaben hergestellt. Durch die Vorgabe von XRechnung kann sichergestellt werden, dass einerseits alle betroffenen öffentlichen Auftraggeber sich nicht eigenständig mit den europäischen Vorgaben auseinandersetzen müssen (und dann ggf. zahlreiche unterschiedliche Interpretationen umgesetzt werden), andererseits können Auftragnehmer trotz heterogener IT-Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung auf Basis eines einheitlichen, verlässlichen und durch die Verwaltung betriebenen Standards mit Auftraggebern strukturierte Rechnungsdaten austauschen. Da XRechnung als einheitlicher, produkt- und herstellerneutraler Standard allen kostenfrei und vollständig dokumentiert zur Verfügung gestellt wird, können IT-Anbieter XRechnung in ihre entsprechenden Lösungen integrieren.

Wie rechtfertigt sich die Entwicklung und Pflege mehrerer Formate zur elektronischen Rechnungsstellung?
Durch den Beschluss des IT-Planungsrates wird es für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland nur einen Standard geben (XRechnung). Weitere Formate spielen für die deutsche Verwaltung nur eine untergeordnete Rolle. Sofern fachlich erforderlich, können auch weitere bestehende Formate akzeptiert werden, sofern die Länder dies in ihren Rechtsverordnungen zulassen. Maßgeblich wird jedoch der durch den IT-Planungsrat beschlossene Standard XRechnung sein.

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Fragen zu elektronischen Rechnungsstellung im Bauwesen

Wie können die bauspezifischen Rechnungstypen übermittelt werden?
Die spezifischen Baurechnungstypen Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen können im Element „Invoice type code“ (BT-3) codiert werden. Dazu gibt es in der Codeliste UNTDID 1001 die Codes 875 (Partial construction invoice), 876 (Partial final construction invoice) und 877 (Final construction invoice).

Können zusätzliche XML-Dateien in die XRechnung eingebettet werden?
Die dem Standard XRechnung zu Grunde liegende EN 16931 erlaubt in einer elektronischen Rechnung keine Einbettung von zusätzlichen XML (vgl. die aktuellen Beschreibung von BT-125 in der XRechnung). Aktuell wird daran gearbeitet ein zusätzliches XML in der XRechnung zu erlauben (xrechnung#59). XML-Dateien können aber bereits extern angehangen werden.

Gibt es eine Größenbeschränkung im Standard XRechnungen?
Der Standard XRechnung gibt es ausdrücklich keine Größenbeschränkungen für XRechnungen und deren Anhänge vor. Jedoch können bei den Portalbetreibern durchaus Größenbeschränkungen existieren. Auskunft dazu erteilen die Portalbetreiber. Im Falle großer Dateianhänge kann auch von externen Anlagen zurückgegriffen werden (BG-24 ADDITIONAL SUPPORTING DOCUMENTS).

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Fragen zu elektronischen Rechnungsstellung in der Energiewirtschaft

Ist es möglich die Pflichtangaben nach Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) rechtsfonform abzubilden?
Eine strukturierte Übermittlung von Pflichtangaben nach Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht vorgesehen. Für Pflichtangaben nach EnWG können bspw. die BG-1 INVOICE NOTE oder angehängte Dokumente in BG-24 ADDITIONAL SUPPORTING DOCUMENTS genutzt werden.

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Fragen zu Implementierung

Warum definieren EN 16931 und somit XRechnung kein eigenes XML?
Die KoSIT liefert das semantische Datenmodell auf Basis der EN 16931-1 aus. Dieses ist zunächst erst einmal kein reines XML, sondern ein Datenmodell. Die EN 16931-1 wird auf Grund des License Agreement zwischen EC und CEN kostenfrei durch die nationalen Normungsorganisationen wie DIN zur Verfügung gestellt. Die kostenfreie Bereitstellung von XRechnung ist auf Grund dieses License Agreements ebenfalls möglich.

Warum stellt KoSIT die Syntaxen nicht zur Verfügung?
Das semantische Datenmodell ist kein XML und muss daher in eine Syntax gemappt werden. Die Syntaxen sind dann erst die eigentlichen XMLs. In CEN/TS 16931-2 werden die Syntaxen identifiziert, die den Anforderungen an EN 16931-1 genügen. Dies sind UBL und CII. Damit klar ist, welches Element aus dem semantischen Modell in welches Feld in UBL bzw. CII gemappt wird, benötigen Sie die jeweiligen Syntaxmappings (CEN TS 16931-3-2 Electronic invoicing - Part 3-2: Syntax binding for ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) invoice and credit note; CEN TS 16931-3-3 Electronic invoicing - Part 3-3: Syntax binding for UN/CEFACT XML Industry Invoice D16B). Da die Syntaxmappings nicht Bestandteil des License Agreements zwischen Europäischer Kommission und CEN sind (Details dazu hier), müssen diese käuflich erworben werden.

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