Mit dem Begriff Standard werden die unterschiedlichsten Vorstellungen, Ideen und Konzepte verbunden. Für den hier betrachteten IKT-Bereich im E-Government verstehen wir unter einem Standard, ein formales technisches Dokument, dass als Regelwerk, Richtlinie oder Definitionen entwickelt wurde.
Durch einen XÖV-Standard wird beispielsweise geregelt, wie Kommunikationspartner ihre Daten austauschen können. Dies umfasst unter anderem die Definition von Struktur und Semantik der zu übermittelnden Daten.
Die die Europäische Kommission führt in diesem Zusammenhang mit dem Europäischen Interoperabilitätsrahmen (European Interoperability Framework, kurz: EIF) die Begrifflichkeiten der formalen Spezifikation ein, die entweder Normen gemäß der Richtlinie 98/34/EG oder aber Standards sind. Als Normen werden dabei nach der verwendeten Richtlinie alle technischen Spezifikationen zusammengefasst, die durch anerkannte internationale, europäische oder nationale Normungsgremium zur wiederholten oder ständigen Anwendung angenommen wurden. Anerkannte Normungsgremien sind auf europäischer Ebene das Europäisches Komitee für Normung (CEN), das Europäisches Komitee für Elektrotechnische Normung (CENELEC) und das Europäisches Institut für Telekommunikationsstandard (ETSI). Nationale deutsche Normierungsgremien sind das Deutsches Institut für Normung e.V. (DIN) und die Deutsche Elektrotechnische Kommission im DIN und VDE (DKE).
Demgegenüber werden Standards laut Definition von Foren und Konsortien der IKT-Branche aufgestellt und herausgegeben. Die Europäische Kommission bietet mit EIF aber auch beispielsweise mit dem sogenannten EU-Normungspaket eine Reihe von Kriterien die sowohl durch einen Standard als auch durch den Herausgeber und Betreiber des Standards erfüllt werden müssen, um als solcher anerkannt zu werden.
Die Kriterien stützen sich auf die von der Welthandelsorganisation (WTO) anerkannten Grundsätze auf dem Gebiet der Normung, nämlich Kohärenz, Transparenz, Offenheit, Konsens, Freiwilligkeit der Anwendung, Unabhängigkeit von Einzelinteressen und Effizienz.
Standards wie auch Normen haben zunächst einmal den Charakter von Empfehlungen und besitzen an sich keine rechtliche Verbindlichkeit. Die Verbindlichkeit zur Verwendung von Standards und Normen wird in der Regel durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder durch vertragliche Regelungen hergestellt. Für den Bereich der fachübergreifenden bzw. fachunabhängigen XÖV-Standards kann eine solche Regelung beispielsweise durch einen Beschluss des IT-Planungsrats geschaffen werden.
XÖV-Standards sind Spezifikationen zum Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung beziehungsweise zwischen der öffentlichen Verwaltung und ihren Kunden. Obgleich der durch die KoSIT bereitgestellte XÖV-Standardisierungsrahmen die Grundlage zur Entwicklung von XÖV-Standards bildet, ist die KoSIT selbst nur in Ausnahmen an der Entwicklung und Herausgabe eines letztendlichen XÖV-Standards beteiligt. Die KoSIT ist somit kein Standardisierungs- oder Normierungsgremium im Sinne der oben genannten Definition.