xdomea ist stets in den vom IT-Planungsrat beschlossenen Anwendungsfällen für den elektronischen Austausch von Schriftgutobjekten bzw. von Metadaten zu Schriftgutobjekten verpflichtend anzuwenden (siehe auch https://www.it-planungsrat.de/SharedDocs/Entscheidungen/DE/2017/Entscheidung_2017_39.html).
Dies gilt unmittelbar für alle Bund-Länder-übergreifenden Kommunikationsszenarien (§ 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und § 3 des Vertrags über die Errichtung des IT-Planungsrats und über die Grundlagen der Zusammenarbeit beim Einsatz der Informationstechnologie in den Verwaltungen von Bund und Ländern – Vertrag zur Ausführung von Artikel 91c GG) sowie für landesinterne Kommunikationsszenarien in denjenigen Bundesländern, in denen das jeweilige E-Government-Gesetz die Beschlüsse des IT-Planungsrats auch landesintern für verbindlich erklärt hat.
Die einzelnen xdomea-Versionen ab der Version 2.0.0 sind mit ihren XML-Schemata und weiteren Dokumenten im XRepository der KoSIT unter https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:xdomea:kosit:standard:xdomea zu finden.
Nein, jedes System muss für sich lokal die XML-Schemata vorhalten – bezogen werden können sie im XRepository der KoSIT unter https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:xdomea:kosit:standard:xdomea.
Gemäß Staatsvertrag § 3 Absatz 2 Satz 2 entfalten die Beschlüsse des IT-Planungsrates Bindungswirkung und werden vom Bund und den Ländern innerhalb jeweils vom IT-Planungsrat festzusetzender Fristen in ihren jeweiligen Verwaltungsräumen umgesetzt. Daher sollte immer die gemäß Beschluss (unter Berücksichtigung der (Übergangs-)Fristen) definierte Version als verbindlich angesehen werden.
Nein, aktuell gibt es keinen Viewer. Durch die AG xdomea befindet sich ein Werkzeug in Planung, das auch Viewer-Funktionalitäten enthalten soll.
Die KoSIT als Betreiber des Standards xdomea prüft im Rahmen der Aufnahme der Anforderungen für ein xdomea-Werkzeug, ob das Werkzeug so unabhängig gehalten werden kann, dass auch andere XÖV-Standards damit bearbeitet werden können. Standardunabhängig bedeutet hier also unabhängig davon, welcher XÖV-Standard verwendet wird.
Nein, die Art der Übertragung der xdomea-Nachrichten zwischen dem sendenden und empfangenden System muss organisatorisch abgestimmt werden.
Falls das empfangende System Bestandteile der xdomea-Nachricht nicht verarbeiten kann (z.B. anwendungsspezifische Erweiterungen, Historieninformationen, Geschäftsgangsinformationen), so werden diese Daten als XML-Datei zum Schriftgutobjekt gespeichert. Die Umsetzung muss systemspezifisch gelöst werden; dabei muss sichergestellt sein, dass die empfangenen Informationen nicht verloren gehen. Ergänzend können in dem empfangenden System über das XML-Format hinaus weitere Formate wie z.B. PDF und HTML Anwendung finden, um u.a. die Interpretation und Bearbeitung der Inhalte durch den Sachbearbeiter zu vereinfachen.
Ja, ab xdomea 3.0.0 ist dies möglich.
Ja, ab xdomea 3.0.0 ist dies möglich.
Technisch sind nach Definition in xdomea beliebig viele Stufen innerhalb von Schriftgutobjekten möglich. xdomea 3.0.0 empfiehlt jedoch, maximal fünf Stufen zu verwenden.
Der Sender muss prüfen, ob seine zu sendenden Schriftgutobjekte maximal fünfstufig untergliedert sind. Ist dies nicht der Fall, muss er sich mit dem Empfänger abstimmen.
Es existiert keine rechtliche Grundlage für bundeseinheitliche Schriftgutstrukturen und -stufigkeiten. xdomea empfiehlt aus diesem Grund maximal 5 Stufen für die Schriftgutstruktur zu nutzen. Der Sender muss sicherstellen, dass das, was er sendet, maximal 5-stufig oder mit dem Empfänger verabredet ist. Der Empfänger muss somit ggf. in Abstimmung mit dem Sender prüfen, wie er von seinem System abweichende Schriftgutstrukturen in seine eigenen überführt.
Sowohl für eine Massenverarbeitung (z.B. im Rahmen einer Abgabe) als auch für eine Einzelverarbeitung (z.B. im Rahmen der Fortschreibung von Dokumenten) wird die automatisierte Übernahme von Schriftgutobjekten – auch bei unterschiedlichen Aktenplänen – empfohlen. Ggf. muss für den (Massen-)Import dazu im empfangenden System definiert werden, wo und wie im Aktenplan oder einer speziellen Eingangsablage die Integration der empfangenen Schriftgutobjekte erfolgt.
Nein. Für die archivische Bewertung ist die unterste Ebene des Aktenplans (= Betreffseinheit) entscheidend. Für Betreffseinheiten, die derselben Untergruppe zugeordnet sind, können unterschiedliche Aussonderungsarten hinterlegt sein. Beim Anlegen neuer Betreffseinheiten dürfen daher keine Werte übergeordneter Aktenplaneinheiten automatisch vererbt werden. Stattdessen sollte im Feld Aussonderungsart ein mit dem zuständigen Archiv abgestimmter Default-Wert hinterlegt werden. Er wird erst dann durch einen regulären Wert ersetzt, wenn das zuständige Archiv die entsprechende Bewertungsentscheidung getroffen hat.
Ja. In xdomea stehen die Datentypen AnwendungsspezifischeErweiterung und AnwendungsspezifischeErweiterungXML in jeder Nachricht und in jedem Schriftgutobjekt zur Verfügung, um fachspezifische Metadaten (z.B. zur Personalakte) abzubilden.
In xdomea-Nachrichten sind keine XML-Elemente explizit für die Mitteilung des verwendeten Zeichensatzes bzw. der verwendeten Kodierung vorgesehen (siehe Abschnitt 2.4.7 „Zeichensätze und Codierungen“ der xdomea-Spezifikation 3.0.0). Es besteht jedoch in jeder Nachricht über die XML-Elemente xdomea:NachrichtXY/xdomea:Kopf/xdomea:AnwendungsspezifischeErweiterung bzw. xdomea:NachrichtXY/xdomea:Kopf/xdomea:AnwendungsspezifischeErweiterungXML die Möglichkeit, diese XML-Elemente zu ergänzen und auf diese Weise Informationen über Zeichensätze und Kodierungen in der jeweiligen xdomea-Nachricht zu übermitteln.
Eine UUID zur eindeutigen und systemübergreifenden Kennzeichnung von Schriftgutobjekten (Dokument, Akte, Vorgang, Geschäftsgang) ist in xdomea nur für diejenigen Schriftgutobjekte zwingend vorgegeben, die über eine xdomea-Nachricht ausgetauscht werden (siehe auch die Abschnitte 2.4.2 und 2.4.3). Die UUID entsteht also erst bei der Erstellung der xdomea-Nachricht und nur für die jeweils betroffenen Schriftgutobjekte.
Zur eindeutigen Abbildung von Verweisen zwischen Schriftgutobjekten kann es jedoch sinnvoll sein, alle Schriftgutobjekte in einem DMS / VBS bereits zum Zeitpunkt ihrer Entstehung mit einer UUID zu versehen. Dadurch kann jeder Verweis auf ein anderes Objekt in einer xdomea-Nachricht über die UUID geschehen, unabhängig davon, ob das Objekt, auf das verwiesen wird, sich ebenfalls in der Nachricht befindet. Das erlaubt auch nachrichtenüber-greifend eine eindeutige Referenzierung. Alternativ kann für einen solchen Fall auch gemäß Spezifikation die Referenzierung über das Geschäftszeichen des Objekts erfolgen (siehe Datentyp Verweis).
Anwendungsbeispiele: Sowohl bei der Abgabe von elektronischen Unterlagen von einem DMS an ein anderes z.B. im Rahmen einer Aufgabenverlagerung als auch bei der Aussonderung an ein Archiv kann es vorkommen, dass Schriftgutobjekte, auf die in der ersten Nachricht verwiesen wird, sich in einer der folgenden Nachrichten befinden.
xdomea ist in erster Linie ein Metadaten-Standard für Schriftgutobjekte. Die Modellierung von xdomea erfolgt unabhängig von spezifischen Systemumgebungen und Fachlichkeiten. Mit einer Profilierung kann für ein konkretes fachliches Szenario oder für bestimmte Kommunikationsverbünde eine Konkretisierung der allgemeinen Metadatenmodellierung von xdomea erfolgen. Die Profilierung dieser Metadaten im Zusammenhang mit einem Schnittstellenprojekt (z.B. xdomea Regierung, xdomea Verwaltung BaWü) umfasst dabei
unter Beachtung der für das Schnittstellenprojekt vorliegenden fachlichen Anforderungen der Kommunikationspartner.
Mangels bundeseinheitlicher Regelungen kann xdomea als offener und frei verfügbarer Standard nur die technische und semantische Spezifikation zur Profilierung bilden - die rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen (z.B. welche Metadaten zu Schriftgutobjekten übermittelt werden sollen) sind somit außerhalb von xdomea zu regeln. Es wird deshalb empfohlen, die Profilierung in Zusammenhang mit Informationsverbünden vorzunehmen und für mehrere Kommunikationspartner eine gemeinsame Regelung zu definieren.
Ja. Gerade Metadaten, die nicht über den Standard-Metadatensatz von xdomea abgebildet werden, sondern über eine anwendungsspezifische Erweiterung, sollten im Rahmen einer Profilierung zwischen den Kommunikationspartnern betrachtet werden. Auf diese Weise kann für alle Kommunikationspartner ein einheitliches Verständnis über die zu definierenden weiteren Metadaten geschaffen werden.
Für das Einbringen von Vorschlägen zu Änderungen oder zur Weiterentwicklung steht auf der Seite www.xdomea.de unter dem Untermenü „Betrieb und Support“ ein Formular zur Verfügung. Nach dem Absenden des Änderungsantrags wird zunächst eine Eingangsbestätigung versendet. In aller Regel werden die Änderungsanträge auf der nächsten Sitzung der AG xdomea behandelt. Über den Fortschritt der Bearbeitung sowie die Entscheidung der AG xdomea wird der Antragsteller informiert. Die Sitzungstermine der AG xdomea sind auf der Seite www.xdomea.de aufgeführt.
Darüber hinaus bietet das Untermenü "xdomea Versionen" eine Übersicht über geplante Änderungen. Für Fragen oder Ergänzungen zu Änderungsanträgen kann das Formular unter "Kontakt mit dem Betreiber" genutzt werden.
Diese Frage wird aktuell seitens der Justiz diskutiert. Eine bundeseinheitliche Befassung der Verwaltung mit dieser Frage steht noch aus. Es ist jedoch ein weiterer Austausch zu diesem Themenkomplex geplant.
xdomea bietet alle notwendigen Elemente zur Durchführung von länderübergreifenden Geschäftsgängen. Die AG xdomea besitzt aber kein Mandat zur bundesweiten bzw. länderübergreifenden Standardisierung von Schriftgutordnungen oder Verwaltungsprozessen, so dass mit xdomea zwar ein umfangreicher Datenaustauschstandard bereitgestellt wird, aber die organisatorischen Prozesse nicht durch die AG xdomea geregelt werden können. D. h. auch, dass die länderübergreifende Vereinheitlichung von Geschäftsgängen zwar sehr wünschenswert ist, aber nicht zum Aufgaben- und Verantwortungsbereich der AG xdomea gehört und von den dafür zuständigen Fachministerkonferenzen, Bund-Länder-Gremien etc. geregelt werden muss.
xdomea 3.1.0 veröffentlicht – weitere Informationen unter Versionen des Standards. weiter
