xdomea ist stets in den vom IT-Planungsrat beschlossenen Anwendungsfällen für den elektronischen Austausch von Schriftgutobjekten bzw. von Metadaten zu Schriftgutobjekten verpflichtend anzuwenden (siehe auch https://www.it-planungsrat.de/beschluss/beschluss-2017-39).
Dies gilt unmittelbar für alle Bund-Länder-übergreifenden Kommunikationsszenarien (§ 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 und § 3 des Vertrags über die Errichtung des IT-Planungsrats und über die Grundlagen der Zusammenarbeit beim Einsatz der Informationstechnologie in den Verwaltungen von Bund und Ländern – Vertrag zur Ausführung von Artikel 91c GG) sowie für landesinterne Kommunikationsszenarien in denjenigen Bundesländern, in denen das jeweilige E-Government-Gesetz die Beschlüsse des IT-Planungsrats auch landesintern für verbindlich erklärt hat.
Für Ausschreibungen wird empfohlen, nur diejenigen Nachrichtengruppen und Nachrichten aus xdomea zu fordern, die im jeweiligen Projekt benötigt werden. Damit soll ein Ausschreibungsprozess unterstützt werden, der sich auf die tatsächlichen Anforderungen konzentriert. Eine Ausschreibungsforderung zur Umsetzung von xdomea in seinem kompletten Umfang mit allen Nachrichten ist aufgrund des modularen Aufbaus von xdomea nicht zwingend notwendig. Daher wird den Ausschreibenden empfohlen zu prüfen, welche Nachrichtengruppen bzw. Nachrichten für ihr Projekt erforderlich sind.
Die zwischen Kommunikationspartnern ausgetauschten xdomea-Daten liegen immer in Form von xdomea-Nachrichteninstanzen vor. Eine xdomea-Nachricht(eninstanz) wird durch eine XML-Datei abgebildet, die vollständig den folgenden Anforderungen genügt:
[LISTE Die XML-Datei enthält im äußeren Element die schemaLocation der der xdomea-Nachricht zugrundeliegenden XML-Schema-Definition - xdomea-Schema - (xdomea-Nachrichten-***.xsd).;
Die XML-Datei besitzt im äußeren Element als Namensraum-Deklaration xmlns:xdomea=“urn:xoev-de:xdomea:schema:[x.x.x]“ (x.x.x ist durch die jeweils verwendete xdomea-Version zu ersetzen). Alle zum xdomea-Standard gehörenden Elemente besitzen das Präfix „xdomea“.;
Die XML-Datei ist gegen das xdomea-Nachrichten-Schema gemäß W3C valide.;
Die XML-Datei genügt inhaltlich den Anforderungen aus den Kapiteln zu Hinweisen, Grundsätzen sowie den Prozess- und Datenbeschreibungen der xdomea-Spezifikation.]
In dem Kontext der xdomea-Konformität ist zu beachten, dass nicht alle strukturellen und semantischen Anforderungen durch XML ausdrückbar sind. Dies betrifft bspw. wiederholbare oder optionale Elemente in Komponenten, deren Verwendung an den entsprechenden Stellen der xdomea-Spezifikation näher beschrieben wird. Darüber hinaus können spezifische Anforderungen einer Komponente bestehen, die ebenfalls in der Spezifikation entsprechend kenntlich gemacht werden (z. B. bei der Nachricht „Abgabe.Abgabe.0401“ der Implementierungshinweis zum Element „Schriftgutobjekt“: „Bei der Abgabe müssen zu einem Schriftgutobjekt alle prozess- und aktenrelevanten Metadaten übergeben werden.“).
Auch Absprachen zwischen Kommunikationspartnern zu inhaltlichen Anforderungen, unter Beachtung der hier genannten Konformitätskriterien, sind entsprechend einzuhalten. Zurückgewiesen werden dürfen - entsprechend den oben genannten Anforderungen an xdomea-Nachrichten - XML-Dateien, bei denen mindestens einer der folgenden Fälle aufgetreten ist:
Die einzelnen xdomea-Versionen ab der Version 2.0.0 sind mit ihren XML-Schemata und weiteren Dokumenten im XRepository der KoSIT unter https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:xdo-mea:kosit:standard:xdomea zu finden.
Nein, jedes System muss für sich lokal die XML-Schemata vorhalten – bezogen werden können sie im XRepository der KoSIT unter https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:xdomea:kosit:standard:xdomea.
Gemäß Staatsvertrag § 3 Absatz 2 Satz 2 entfalten die Beschlüsse des IT-Planungsrates Bindungswirkung und werden vom Bund und den Ländern innerhalb jeweils vom IT-Planungsrat festzusetzender Fristen in ihren jeweiligen Verwaltungsräumen umgesetzt. Daher sollte immer die gemäß Beschluss (unter Berücksichtigung der (Übergangs-)Fristen) definierte Version als verbindlich angesehen und genutzt werden.
Für die lokale Ablage und Referenzierung von xdomea-XML-Schemata sowie anderen XML-Schemata können z.B. XML Catalogs-Mechanismen (vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/XML_Catalogs) verwendet werden. Damit lassen sich externe durch lokale Referenzen ersetzen.
Die von der KoSIT bereitgestellte XÖV suite (https://suite.xoev.de/) bietet eine Visualisierungsfunktion für xdomea-Nachrichten, die jedoch keinen eigenständigen, lokal installierbaren Viewer darstellt. Hinweis: Darüber hinaus wird beispielsweise für den Bereich der Aussonderung vom Landesarchiv Thüringen der xdomea-Aussonderungsmanager (x-man) bereitgestellt, der die Ansicht, die Bewertung und die Archivierung von E-Akten in Form von xdomea-Aussonderungsnachrichten ermöglicht.
Nein, die Art der Übertragung der xdomea-Nachrichten zwischen dem sendenden und empfangenden System muss organisatorisch abgestimmt werden.
Falls das empfangende System Bestandteile der xdomea-Nachricht nicht verarbeiten kann (z.B. anwendungsspezifische Erweiterungen, Historieninformationen, Geschäftsgangsinformationen), so werden diese Daten als XML-Datei zum Schriftgutobjekt gespeichert. Die Umsetzung muss systemspezifisch gelöst werden; dabei muss sichergestellt sein, dass die empfangenen Informationen nicht verloren gehen. Ergänzend können in dem empfangenden System über das XML-Format hinaus weitere Formate wie z.B. PDF und HTML Anwendung finden, um u.a. die Interpretation und Bearbeitung der Inhalte durch den Sachbearbeiter zu vereinfachen.
Ja, ab xdomea 3.0.0 ist dies möglich.
Ja, ab xdomea 3.0.0 ist dies möglich.
Technisch sind nach Definition in xdomea beliebig viele Stufen innerhalb von Schriftgutobjekten möglich. xdomea 3.0.0 empfiehlt jedoch, maximal fünf Stufen zu verwenden.
Der Autor muss prüfen, ob seine zu sendenden Schriftgutobjekte maximal fünfstufig untergliedert sind. Ist dies nicht der Fall, muss er die Stufigkeit anpassen bzw. sich mit dem Leser abstimmen.
Es existiert keine rechtliche Grundlage für bundeseinheitliche Schriftgutstrukturen und -stufigkeiten. xdomea empfiehlt aus diesem Grund, maximal 5 Stufen für die Schriftgutstruktur zu nutzen. Der Autor muss sicherstellen, dass das, was er sendet, maximal 5-stufig oder mit dem Leser verabredet ist. Der Leser muss somit ggf. in Abstimmung mit dem Autor prüfen, wie er von seinem System abweichende Schriftgutstrukturen in seine eigenen überführt.
Sowohl für eine Massenverarbeitung (z.B. im Rahmen einer Abgabe) als auch für eine Einzelverarbeitung (z.B. im Rahmen der Fortschreibung von Dokumenten) wird die automatisierte Übernahme von Schriftgutobjekten – auch bei unterschiedlichen Aktenplänen – empfohlen. Ggf. muss für den (Massen-)Import dazu im empfangenden System definiert werden, wo und wie im Aktenplan oder einer speziellen Eingangsablage die Integration der empfangenen Schriftgutobjekte erfolgt.
Nein. Für die archivische Bewertung ist die unterste Ebene des Aktenplans (= Betreffseinheit) entscheidend. Für Betreffseinheiten, die derselben Untergruppe zugeordnet sind, können unterschiedliche Aussonderungsarten hinterlegt sein. Beim Anlegen neuer Betreffseinheiten dürfen daher keine Werte übergeordneter Aktenplaneinheiten automatisch vererbt werden. Stattdessen sollte im Feld Aussonderungsart ein mit dem zuständigen Archiv abgestimmter Default-Wert hinterlegt werden. Er wird erst dann durch einen regulären Wert ersetzt, wenn das zuständige Archiv die entsprechende Bewertungsentscheidung getroffen hat.
Ja. In xdomea stehen die Datentypen AnwendungsspezifischeErweiterung und AnwendungsspezifischeErweiterungXML in jeder Nachricht und in jedem Schriftgutobjekt zur Verfügung, um fachspezifische Metadaten (z.B. zur Personalakte) abzubilden.
Nein. Eine Versionsnummer zu einer anwendungsspezifischen Erweiterung muss für das Element AnwendungsspezifischeErweiterung nicht angegeben werden. Falls zu einem Element AnwendungsspezifischeErweiterung die dazugehörige Version angegeben werden soll, dann sollte die entsprechende Version über das Unterelement Versionsnummer vermerkt werden. Die Versionierung von AnwendungsspezifischeErweiterung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die Fortschreibung der Erweiterung unabhängig von anderen Versionierungen (z.B. des Systems) erfolgt, um dem Leser mitzuteilen, um welchen konkreten Stand der anwendungsspezifischen Erweiterung es sich handelt. Ist die Versionsnummer hingegen identisch mit anderen bereits bekannten Versionsnummern in der xdomea-Nachricht (z.B. Versionsnummer des sendenden Systems), dann ist eine zusätzliche Übernahme in die AnwendungsspezifischeErweiterung nicht sinnvoll.
Im 4-stufigen Aussonderungsverfahren werden zunächst in einem Anbieteverzeichnis dem Archiv alle zur Aussonderung anstehenden Schriftgutobjekte zur Kenntnis gegeben. Hierbei werden nur die Metadaten und keine Primärdokumente übermittelt. Bewertet wird ausschließlich auf (Teil-)Akten- bzw. (Teil-)Vorgangsebene. Neben den auszusondernden Schriftgutobjekten selbst müssen auch weitere übergeordnete Schriftgutobjekte (Kontextobjekte) zur Information mitgeliefert werden.
xdomea 3.x.x: Es sind nur Akten bzw. Vorgänge anzubieten – keine Dokumente ohne Akten- oder Vorgangszusammenhang.
Ab xdomea 4.0.0: Bei übergeordneten Schriftgutobjekten wird mit dem Element Kontextobjekt mit Wert „1“ gekennzeichnet, dass die Metadaten zu einem Objekt im Rahmen der Aussonderung nur zur Information und nicht zur Aussonderung selbst übermittelt werden. Mit dem Wert „0“ wird gekennzeichnet, dass es sich um ein auszusonderndes Objekt handelt. Das Element Kontextobjekt zu den (Teil-)Akten und (Teil-)Vorgängen ist führend, so dass in Fällen, in denen es widersprüchliche Angaben zwischen den Feldern zdA, zdA-Datum, Aufbewahrungsdauer, Aufbewahrungsende und dem Element Kontextobjekt gibt, die Informationen im Element Kontextobjekt über den tatsächlichen Status des betreffenden Schriftgutobjekts bzw. der betreffenden Schriftgutobjekte (Akten oder Vorgänge) entscheiden. Kontextobjekte sind immer bis zur höchsten Aktenebene unterhalb der Betreffseinheit mitzuliefern.
Die Bewertung im Rahmen der Nachricht Aussonderung.Bewertungsverzeichnis.0502 erfolgt auf (Teil-)Akten- und/oder (Teil-)Vorgangsebene.
xdomea 3.x.x: Die Übermittlung von Bewertungsentscheidungen zu Kontextobjekten – übergeordneten Schriftgutobjekten zur Information - ist bilateral abzustimmen. Für die angebotenen Schriftgutobjekte muss eine Bewertungsentscheidung enthalten sein.
Ab xdomea 4.0.0: Kontextobjekte - übergeordnete Schriftgutobjekte zur Information - werden nicht bewertet und sind daher auch nicht in der Nachricht Aussonderung.Bewertungsverzeichnis.0502 enthalten. Schriftgutobjekte mit Wert „1“ in dem Element Kontextobjekt der Nachricht Aussonderung.Anbieteverzeichnis.0501 sind in der Nachricht 0502 nicht enthalten.
Im Bewertungsverzeichnis können nur Bewertungen für (Teil-)Akten oder (Teil-)Vorgänge enthalten sein.
xdomea 3.x.x: Die Übermittlung von Bewertungsentscheidungen zu Kontextobjekten – übergeordnete Schriftgutobjekte zur Information - ist bilateral abzustimmen. Für die angebotenen Schriftgutobjekte muss eine Bewertungsentscheidung enthalten sein.
Ab xdomea 4.0.0: Wenn im Bewertungsverzeichnis angebotene (Teil-)Akten oder (Teil-)Vorgänge ohne Inhalt im Element „Aussonderungsart“ oder „AussonderungsartKonfigurierbar“ enthalten sind, so ist die Bewertungsnachricht als fehlerhaft anzusehen. Angebotene Schriftgutobjekte sind dabei aus-schließlich diejenigen Schriftgutobjekte ((Teil-)Akten oder (Teil-)Vorgänge), bei denen das Element Kontextobjekt den Wert „0“ enthält.
In der Aussonderungsnachricht sind bei der Verwendung des Elementes „Aussonderungsart“ alle mit A oder B gekennzeichneten Schriftgutobjekte, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, enthalten. Dabei müssen alle Metadaten der Schriftgutobjekte enthalten sein, dies schließt auch beschreibende Metadaten für Kontextobjekte (übergeordnete Schriftgutobjekte zur Information) ein, die noch nicht selbst ausgesondert werden. Bei den abzugebenden Schriftgutobjekten müssen die dazugehörigen Primärdokumente übermittelt werden.
Ab xdomea 4.0.0: Bei übergeordneten Schriftgutobjekten wird mit dem Element Kontextobjekt mit Wert „1“ gekennzeichnet, dass die Metadaten zu einem Objekt im Rahmen der Aussonderung nur zur Information und nicht zur Aussonderung selbst übermittelt werden. Mit dem Wert „0“ wird gekennzeichnet, dass es sich um ein auszusonderndes Objekt handelt. Das Element Kontextobjekt zu den (Teil-)Akten und (Teil-)Vorgängen ist führend, so dass bspw. in Fällen, in denen es widersprüchliche Angaben zwischen den Feldern zdA, zdA-Datum, Aufbewahrungsdauer, Aufbewahrungsende und dem Element Kontextobjekt gibt, die Informationen im Element Kontextobjekt über den tatsächlichen Status des betreffenden Schriftgutobjekts bzw. der betreffenden Schriftgutobjekte (Akten oder Vorgänge) entscheiden. Kontextobjekte sind immer bis zur höchsten Aktenebene unterhalb der Betreffseinheit mitzuliefern.
Ja, das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn das Archiv im 4-stufigen Verfahren keine Entscheidung auf Basis der Informationen im Anbieteverzeichnis treffen kann und die Entscheidung erst aufgrund einer Akteneinsicht nach Abgabe der Daten erfolgt. Dann kann im Bewertungsverzeichnis ein „B“ zurückgeliefert werden, und die abschließende Entscheidung über Archivierung (d. h. Änderung des Bewer-tungsmerkmals von „B“ auf „A“) oder Kassation (d. h. Änderung des Bewertungsmerkmals von „B“ auf „V“) erfolgt im Rahmen der Bearbeitung der Aussonderungsnachricht im Archiv.
Hinweis: Es empfiehlt sich in Fällen, bei denen auch mit „B“ gekennzeichnete Schriftgutobjekte zur Aussonderung anstehen, jeweils eine Aussonderungsnachricht für die mit „A“ markierten Objekte und eine Aussonderungsnachricht für die mit „B“ bewerteten Schriftgutobjekte zu erstellen. Die Objekte in der Aussonderungsnachricht der mit „A“ bewerteten Schriftgutobjekte können dann direkt im Archiv weiterverarbeitet werden.
Da die Nachricht ausschließlich dem Export von Schriftgutobjekten mit dem Ziel der Übergabe an das zuständige Archiv dient, dürfen in dieser Nachricht nur die Metadaten und Primärdokumente der mit „A“ sowie - nach Abstimmung mit dem Archiv - auch die der mit „B“ bewerteten Schriftgutobjekte enthalten sein. Die mit „V“ bewerteten Schriftgutobjekte haben keinen Archivwert und werden in der 0503 nicht übermittelt (weder Primärdokumente noch Metadaten).
In xdomea-Nachrichten sind keine XML-Elemente explizit für die Mitteilung des verwendeten Zeichensatzes bzw. der verwendeten Kodierung vorgesehen (siehe Abschnitt 2.4.7 „Zeichensätze und Codierungen“ der xdomea-Spezifikation 3.0.0). Es besteht jedoch in jeder Nachricht über die XML-Elemente xdomea:NachrichtXY/xdomea:Kopf/xdomea:AnwendungsspezifischeErweiterung bzw. xdomea:NachrichtXY/xdomea:Kopf/xdomea:AnwendungsspezifischeErweiterungXML die Möglichkeit, diese XML-Elemente zu ergänzen und auf diese Weise Informationen über Zeichensätze und Kodierungen in der jeweiligen xdomea-Nachricht zu übermitteln.
Eine UUID zur eindeutigen und systemübergreifenden Kennzeichnung von Schriftgutobjekten (Dokument, Akte, Vorgang, Geschäftsgang) ist in xdomea nur für diejenigen Schriftgutobjekte zwingend vorgegeben, die über eine xdomea-Nachricht ausgetauscht werden (siehe auch die Abschnitte 2.4.2 und 2.4.3). Die UUID entsteht also erst bei der Erstellung der xdomea-Nachricht und nur für die jeweils betroffenen Schriftgutobjekte.
Zur eindeutigen Abbildung von Verweisen zwischen Schriftgutobjekten kann es jedoch sinnvoll sein, alle Schriftgutobjekte in einem DMS / VBS bereits zum Zeitpunkt ihrer Entstehung mit einer UUID zu versehen. Dadurch kann jeder Verweis auf ein anderes Objekt in einer xdomea-Nachricht über die UUID geschehen, unabhängig davon, ob das Objekt, auf das verwiesen wird, sich ebenfalls in der Nachricht befindet. Das erlaubt auch nachrichtenüber-greifend eine eindeutige Referenzierung. Alternativ kann für einen solchen Fall auch gemäß Spezifikation die Referenzierung über das Geschäftszeichen des Objekts erfolgen (siehe Datentyp Verweis).
Anwendungsbeispiele: Sowohl bei der Abgabe von elektronischen Unterlagen von einem DMS an ein anderes z.B. im Rahmen einer Aufgabenverlagerung als auch bei der Aussonderung an ein Archiv kann es vorkommen, dass Schriftgutobjekte, auf die in der ersten Nachricht verwiesen wird, sich in einer der folgenden Nachrichten befinden.
xdomea ist in erster Linie ein Metadaten-Standard für Schriftgutobjekte. Die Modellierung von xdomea erfolgt unabhängig von spezifischen Systemumgebungen und Fachlichkeiten. Mit einer Profilierung kann für ein konkretes fachliches Szenario oder für bestimmte Kommunikationsverbünde eine Konkretisierung der allgemeinen Metadatenmodellierung von xdomea erfolgen. Die Profilierung dieser Metadaten im Zusammenhang mit einem Schnittstellenprojekt (z.B. xdomea Regierung, xdomea Verwaltung BaWü) umfasst dabei
unter Beachtung der für das Schnittstellenprojekt vorliegenden fachlichen Anforderungen der Kommunikationspartner.
Mangels bundeseinheitlicher Regelungen kann xdomea als offener und frei verfügbarer Standard nur die technische und semantische Spezifikation zur Profilierung bilden - die rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen (z.B. welche Metadaten zu Schriftgutobjekten übermittelt werden sollen) sind somit außerhalb von xdomea zu regeln. Es wird deshalb empfohlen, die Profilierung in Zusammenhang mit Informationsverbünden vorzunehmen und für mehrere Kommunikationspartner eine gemeinsame Regelung zu definieren.
Ja. Gerade Metadaten, die nicht über den Standard-Metadatensatz von xdomea abgebildet werden, sondern über eine anwendungsspezifische Erweiterung, sollten im Rahmen einer Profilierung zwischen den Kommunikationspartnern betrachtet werden. Auf diese Weise kann für alle Kommunikationspartner ein einheitliches Verständnis über die zu definierenden weiteren Metadaten geschaffen werden.
Für das Einbringen von Vorschlägen zu Änderungen oder zur Weiterentwicklung steht auf der Seite www.xdomea.de unter dem Untermenü „Betrieb und Support“ ein Formular zur Verfügung. Nach dem Absenden des Änderungsantrags wird zunächst eine Eingangsbestätigung versendet. In aller Regel werden die Änderungsanträge auf der nächsten Sitzung der AG xdomea behandelt. Über den Fortschritt der Bearbeitung sowie die Entscheidung der AG xdomea wird der Antragsteller informiert. Die Sitzungstermine der AG xdomea sind auf der Seite www.xdomea.de aufgeführt.
Darüber hinaus bietet das Untermenü "xdomea Versionen" eine Übersicht über geplante Änderungen. Für Fragen oder Ergänzungen zu Änderungsanträgen kann das Formular unter "Kontakt mit dem Betreiber" genutzt werden.
Diese Frage wird aktuell seitens der Justiz diskutiert. Eine bundeseinheitliche Befassung der Verwaltung mit dieser Frage steht noch aus. Es ist jedoch ein weiterer Austausch zu diesem Themenkomplex geplant.
xdomea bietet alle notwendigen Elemente zur Durchführung von länderübergreifenden Geschäftsgängen. Die AG xdomea besitzt aber kein Mandat zur bundesweiten bzw. länderübergreifenden Standardisierung von Schriftgutordnungen oder Verwaltungsprozessen, so dass mit xdomea zwar ein umfangreicher Datenaustauschstandard bereitgestellt wird, aber die organisatorischen Prozesse nicht durch die AG xdomea geregelt werden können. D. h. auch, dass die länderübergreifende Vereinheitlichung von Geschäftsgängen zwar sehr wünschenswert ist, aber nicht zum Aufgaben- und Verantwortungsbereich der AG xdomea gehört und von den dafür zuständigen Fachministerkonferenzen, Bund-Länder-Gremien etc. geregelt werden muss.
Finale Fassung zu xdomea 4.0.0 veröffentlicht – weitere Informationen sind im XRepository zu finden. weiter
