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Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten

Bedarfsvertreter und Ansprechpartner

Herr Martin Fuhrmann

Ministerium des Innern, für Sport und Infrastruktur
des Landes Rheinland-Pfalz
Schillerplatz 3-5
55116 Mainz

Bedarfsbeschreibung

In der Bundesrepublik Deutschland werden in Bund, Ländern und Kommunen Vorgangsbearbei-tungs- und Dokumentenmanagementsysteme (VBS/DMS) unterschiedlicher Hersteller angewendet.

Es besteht die Notwendigkeit, Objekte der Schriftgutverwaltung (Akten, Vorgänge und Dokumente) zwischen diesen eingesetzten Systemen auszutauschen. Die Notwendigkeit entsteht in arbeitsteili-gen, IT-gestützten Verwaltungsprozessen (z. B. Abstimmungen, Informationen, Abgaben von Schriftgut im Zuge von Aufgabenverlagerungen), für die (noch) kein fachspezifischer Datenaus-tauschstandard existiert (allgemeine Prozesse der IT-gestützten Schriftgutverwaltung).

Dieser Bedarf steigt mit den zunehmenden Vorgaben und Erwartungen im E-Government an eine zügige und elektronische Bearbeitung von Geschäftsprozessen mit Bürgern und Unternehmen, wie sie bspw. im Entwurf des E-Government-Gesetzes des Bundes formuliert werden.
Das Erfordernis leitet sich zudem aus den rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von behördli-chem Schriftgut her, aufgrund derer dieses Schriftgut den zuständigen Archiven von Bund, Ländern und Kommunen zur dauerhaften Aufbewahrung anzubieten und zu übermitteln ist (Aussonderung).

Darüber hinaus wird die Aufgabenerledigung in Verwaltungen zunehmend durch IT-Systeme unter-stützt. Für Fachaufgaben stehen meistens spezielle Fachverfahren zur Verfügung. Die Anbindung von Fachverfahren an VBS/DMS ist für den Erfolg von VBS/DMS-Vorhaben wesentlich, weil sie den Nutzen und die Akzeptanz von VBS/DMS für die tägliche Arbeit erhöhen. Zudem leistet die Anbindung von Fachverfahren an VBS/DMS einen wesentlichen Beitrag zur Vollständigkeit elektronischer Akten.

Insbesondere in der Kommunalverwaltung ist angesichts der großen Vielfalt an Fachverfahren eine projektspezifische Integration einzelner Fachverfahren weder technisch noch wirtschaftlich sinnvoll und umsetzbar. Daher wird eine standardisierte Schnittstelle benötigt, über die Objekte und Daten zwischen Fachverfahren und DMS ausgetauscht werden können.
Zur wirtschaftlichen Realisierung dieses Datenaustauschs in den allgemeinen Prozessen der IT-gestützten Schriftgutverwaltung sowie bei der Anbindung von Fachverfahren an VBS/DMS bedarf es eines Standards.

Die angestrebte Lösung muss die Datenübermittlung zwischen Verwaltungen auch verwaltungsebe-nen-übergreifend (G2G) mit einheitlichen Methoden und Technologien ermöglichen. Um eine wirtschaftliche Umsetzung zu gewährleisten, muss die angestrebte Lösung so weit wie möglich auf existierenden internationalen und europäischen Standards basieren. Dieser Standard ist permanent zu warten und zu pflegen.