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Wie und durch wen werden Bedarfe bearbeitet?

Die Bearbeitung eines Standardisierungsbedarfs von der initialen Bedarfsmeldung bis zum letztendlichen Beschluss einer Lösung erfordert die koordinierte Zusammenarbeit einer Reihe von Beteiligten. Neben der gezielten Einbindung aller relevanten Interessensvertreter und Fachexperten muss dabei auch die Möglichkeit zur öffentlichen Beteiligung geschaffen werden. Um die für diese Zusammenarbeit notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit sowie die erforderliche Qualität der Ergebnisse zu gewährleisten erfolgt die Bearbeitung aller auf der Agenda geführten Standardisierungsbedarfe entsprechend allgemeingültiger Vorgaben in Form von Meilensteinen und zugehöriger Bearbeitungsergebnisse.

Meilensteine eines Standardisierungsbedarfs

In der folgenden Tabelle ist eine Übersicht über die Meilensteine und zugehöriger Ergebnisse und/oder Ereignisse gegeben.

No. Bezeichner Beschreibung
M1 Bedarf registriert Die Bedarfsmeldung liegt der Koordinierungsstelle für IT Standards zur weiteren Befassung vor.
M2 Bedarfsbeschreibung vorgelegt Die erste Stufe der Bedarfsbeschreibung wurde entsprechend der Vorgaben aus der Bedarfsmeldung entwickelt. Es sind Anwendungsszenarien, beteiligte Systeme, Rollen und Akteure beschrieben. Es sind fachliche Anforderungen von den Anwendungsszenarien abgeleitet (ggf. skizzenhaft und unvollständig).
M3 Bedarf aufgenommen Die Bedarfsbeschreibung ist mit der KoSIT und dem Beirat der KoSIT abgestimmt. Der Standardisierungsbedarf wurde durch IT-Planungsrat beschlossen und zur weiteren Bearbeitung auf die Agenda aufgenommen.
M4 Bedarfsbeschreibung veröffentlicht Die Bedarfsbeschreibung wurde durch ein Fachgremium unter der Leitung des Bedarfsvertreters vervollständigt. Sie enthält Beschreibung aller durch den Standardisierungsbedarf adressierten Anwendungsszenarien, eine vollständige Liste mit ggf. gewichteten Bewertungskriterien zur Auswahl von Lösungen und den angestrebten Beschlussvorschlag. Die Beschreibung wird der Öffentlichkeit zur Stellungnahme vorgelegt.
M5 Bedarfsbeschreibung abgestimmt Stellungnahmen wurden dokumentiert und in transparenter und nachvollziehbarer Art und Weise abgearbeitet. Das Verfahren zur Ermittlung möglicher Lösungen ist eröffnet.
M6 Potentielle Lösungen ermittelt Eine im Fachgremium abgestimmte Liste der zu analysierenden Lösungen ist erstellt.
M7 Lösungen bewertet Die Analyse und Bewertung der einzelnen Lösungen ist erfolgt.
M8 Bewertungsergebnis abgestimmt Das Bewertungsergebnis wurde der Öffentlichkeit zur Stellungnahme vorgelegt. Stellungnahmen wurden dokumentiert und in transparenter und nachvollziehbarer Art und Weise abgearbeitet.
M9 Beschlußvorschlag erstellt Der Beschlussvorschlag ist erstellt und mit den Beteiligten, der KoSIT und dem Beirat der KoSIT abgestimmt.
M10 Beschluß IT-Planungsrat Der IT Planungsrat hat zur Deckung des Standardisierungsbedarfs einen Beschluss zur verbindlichen Nutzung der ermittelten Lösung gefasst.

Eine detailliertere Erläuterung welche Akteure und Rollen bei der Bearbeitung existieren und welche Verantwortlichkeit sie haben ist in einem von der Geschäftsstelle des IT-Planungsrats erstellten Papier zu den Rollen und Akteuren der Standardisierungsagenda gegeben.

Prozess und Kriterien zur Auswahl von Standards

Der in den Meilensteinen abgebildete Prozess zur Auswahl eines Standards sieht vor, dass der Bedarfsvertreter in Zusammenarbeit mit einem Fachgremium die Anforderungen des Anwendungsbereichs beschreibt und aus diesen, die konkreten fachlichen Kriterien zur Bewertung eines Standards ableitet. Diese fachlichen Kriterien werden um allgemeingültige, fachunspezifische Kriterien erweitert.

Fachunspezifische Kriterien sind Kriterien zur Prüfung der formalen Qualität eines Standards. Bei den Kriterien handelt sich zum einen um allgemein anerkannte Prinzipien der Standardisierung wie sie beispielsweise durch die Europäische Union bei der „Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates über die europäische Standardisierung“ zugrunde gelegt wurden (2011/C 349/04). Zum anderen handelt es sich um Kriterien, die sich direkt aus den mit dem IT-Staatsvertrag vorgegebenen, spezifischen Rahmenbedingungen ableiten lassen.

Fachunspezifische Bewertungskriterien sind in Ausschlusskriterien und Bewertungskriterien unterteilt. Die Analyse der Eigenschaften eines Standards hinsichtlich dieser Kriterien erfolgt über eine binäre Bewertung (ja/nein). Alle Ausschlusskriterien (A1-A9) müssen, soweit sie für den jeweiligen Standardisierungsbedarfs zutreffend sind, vollständig durch einen Standard erfüllt sein. Die Bewertungskriterien (B1-B19) werden angewendet, wenn mehr als ein Standard alle Ausschlusskriterien erfüllt. In diesem Falle ist diejenige Lösung vorzuziehen, die die meisten Bewertungskriterien erfüllt.

Eine Übersicht aller fachunspezifischen Kriterien ist in der unten stehenden Tabelle gegeben. Die in der Tabelle aufgeführten fachunspezifischen Kriterien müssen vor ihrer Anwendung mit den fachspezifischen Kriterien zur Bewertung von Standards abgeglichen werden, um Widersprüche und Redundanz sind zu vermeiden.

Die Analyse und Bewertung sowie die Auswahl eines Standards zur Deckung der zuvor beschriebenen Anforderungen des Anwendungsbereichs erfolgt ausschließlich auf der Basis der in der Bedarfsbeschreibung dokumentierten fachlichen und fachunspezifischen Kriterien. Der Gesamtprozess wird durch den Bedarfsvertreter betrieben. Unterstützt wird er dabei durch das zugehörige Fachgremium und die KoSIT. Das resultierende Bewertungs- und Auswahlergebnis wird, wie schon zuvor die Bedarfsbeschreibung, mit M8 der (Fach-) Öffentlichkeit zur Stellungnahme vorgelegt.

Übersicht der Ausschlusskriterien

ID Beschreibung
A1 Die Lösung ist geeignet den ursprünglichen Standardisierungsbedarf zu decken.
A2 Es handelt sich um eine formalisierte Spezifikation.
A3 Für die Spezifikation wird über einen langen Zeitraum eine ständige Unterstützung und Pflege garantiert, einschließlich einer raschen Anpassung an neue Entwicklungen, für die Notwendigkeit, Effizienz und Interoperabilität belegt ist.
A4 Die Mindestanforderungen an die Offenheit von Lösungen sind erfüllt.
A5 Die Lösung muss den rechtlichen Anforderungen genügen.
A6 Die IT-fachliche Qualität und Widerspruchsfreiheit der Spezifikation zu den fachspezifischen Bewertungskriterien wurde durch ein unabhängiges Gremium geprüft. Dies geschieht vor allem durch die Anwendung dieser Ausschluss- und Bewertungskriterien zur Bewertung der Analyseergebnisse.
A7 Die Spezifikation kann wirtschaftlich, sachgerecht und investitionssicher durch die öffentliche Verwaltung eingesetzt werden.
A8 Die Spezifikation ist selbst eine Norm oder es gibt für denselben Zweck keine alternative Norm.
A9 Die Spezifikation steht nicht im Widerspruch zu gültigen Beschlüssen des IT-Planungsrats.

Übersicht der fachunspezifischen Bewertungskriterien

ID Beschreibung
B1 Die Spezifikation wurde finalisiert.
B2 Die Spezifikation erfüllt Anforderungen an die Offenheit, die über die Ausschlusskriterien hinausgehen.
B3 Die Spezifikation ist hinreichend hochwertig und detailliert, um die Entwicklung einer Vielfalt an konkurrierenden, innovativen Anwendungen und interoperablen Produkten und Dienstleistungen zu ermöglichen.
B4 Die Spezifikation hat Merkmale, wodurch die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen gefördert wird.
B5 Die Spezifikation hat Sicherheitsfunktionen, die ihren Einsatz unter sehr hohem Schutzbedarf unterstützen.
B6 Die Spezifikation fördert die Agilität von Systemen.
B7 Die Spezifikation fördert die Skalierbarkeit von Systemen.
B8 Die Spezifikation unterstützt mehrsprachige Systeme.
B9 Die Spezifikation wurde durch den Herausgeber noch nicht als veraltet deklariert. Sie entspricht dem neuesten Stand von Wissenschaft und Technik.
B10 Es wird an mindestens einer Implementation der Spezifikation gearbeitet.
B11 Es existieren mindestens zwei unabhängige Implementationen unterschiedlicher Hersteller oder eine lizenzkostenfreie und quelloffene Implementation.
B12 Es existieren Implementationen von hoher Qualität.
B13 Es existieren Implementationen für alle relevanten Plattformen.
B14 Es gibt positive Praxiserfahrung aus der öffentlichen Verwaltung oder vergleichbaren Einsatzfeldern.
B15 Die Spezifikation ist am Markt etabliert (Marktstandard).
B16 Systeme, Elemente oder Modelle, von denen die Spezifikation verwendet wird, können deshalb leichter wiederverwendet werden.
B17 Die Spezifikation unterstützt indirekt die Nutzung vorhandener Modelle, Methoden, Werkzeuge oder Infrastrukturkomponenten der öffentlichen Verwaltung.
B18 Die Spezifikation nutzt direkt vorhandene Modelle oder Methoden der öffentlichen Verwaltung.
B19 Die Lösung ist für den beschriebenen Standardisierungsbedarf alternativlos.