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Grundlage der Entwicklung eines XÖV-Standards ist der in der unten stehenden Abbildung dargestellte modellgetriebene Ansatz, der den Entwicklungsprozess in die drei Phasen Entwurf, Spezifikation und Produktion unterteilt. Die durch die Komponenten des XÖV-Standardisierungsrahmens in den jeweiligen Entwicklungsphasen gebotene Unterstützung wird im XÖV-Handbuch näher beschrieben.

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In der Entwurfsphase werden die fachlichen Anforderungen an die geplanten Szenarien zur Datenübermittlung erhoben und im sogenannten Fachmodell abgebildet. Dies geschieht in der Regel in einem moderierten Prozess, in dem die technischen, semantischen, organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen durch die Beteiligten erarbeitet und formalisiert werden. Im Ergebnis liegt mit dem Fachmodell eine detaillierte und abgestimmte Darstellung der Kommunikationsprozesse und Datenstrukturen in Form von Anwendungsfall-, Aktivitäts- und Klassendiagrammen vor. Eine solche einheitliche Notation der Inhalte des Fachmodells und eine zentrale Bereitstellung fördern die Wiederverwendung der Bestandteile bereits bestehender XÖV-Standards.

In der Spezifikationsphase wird das technikneutrale Fachmodel um XÖV-spezifische Details erweitert und konkretisiert. In diesem Sinne kann das Fachmodell als Schnittstelle zwischen fachlicher und technischer Entwicklung verstanden werden. Ziel dieser Phase ist die Integration aller erforderlichen Informationen zum späteren Standard in einem zentralen Informationsmodell, dem sogenannten XÖV-Fachmodell.

In der abschließenden Produktionsphase werden alle Bestandteile des Standards werkzeuggestützt aus dem XÖV-Fachmodell generiert. Dies umfasst sowohl die technischen Bestandteile zur Implementierung des XÖV-Standards als auch ein menschenlesbares Spezifikationsdokument. Schon während der Verarbeitung des XÖV-Fachmodells stellt eine in die Produktionswerkzeuge integrierte Prüfumgebung die Einhaltung einer Reihe von XÖV-Regelungen sicher. Den Abschluss der Produktionsphase bildet die XÖV-Zertifizierung.

Der XÖV-Entwicklungsansatz wird durch die Verwendung der grafischen Modellierungssprache Unified Modeling Language (UML) ermöglicht. UML erlaubt die Abbildung von Datenübermittlungsszenarien in ihren fachlichen und technischen Facetten in einem integrierten Informationsmodell. Ein solches Modell erlaubt die verlustfreie Weitergabe von Informationen zwischen Fachleuten und technischen Umsetzern. Zudem besitzen UML-Modelle alle erforderlichen Eigenschaften, um die technischen und dokumentarischen Bestandteile eines IT-Standards aus einem Modell zu generieren. Dadurch werden Redundanzen bei der Anlage und Verwaltung von Informationen vermieden und die Konsistenz aller generierten Bestandteile eines Standards sichergestellt.